Es importante que los líderes confíen plenamente en la capacidad de sus equipos y, tanto ellos como sus colaboradores utilicen un tiempo para relajarse, encontrar nuevas ideas y reflexionar sobre cómo pueden hacer cambios que ayuden a alcanzar los objetivos de su organización.
Todos los especialistas coinciden en que, tras unos días de asueto, la creatividad florece, las ideas comienzan a fluir y las relaciones con los compañeros mejoran. Y las empresas, como organizaciones formadas por personas que son, también requieren la actualización de algunas mecánicas que lastran la búsqueda de los objetivos.
Jonathan Escobar es CEO de ActioGlobal, empresa especializada en la transformación de organizaciones en todo el mundo en diversos sectores. Tras haber ayudado a muchas empresas a incorporar eficazmente las mejores prácticas organizativas de Alto Rendimiento, considera que el llamado “overwork” es un problema común a todas ellas.
¿Qué significa este anglicismo? El overwork es el exceso de trabajo poco productivo que muchas veces nos desvía de los objetivos reales: reuniones no enfocadas a la toma de decisiones, la duplicidad de labores y actividades y procesos que no son de utilidad para el propósito y la misión de la organización.
Según Escobar “la mayoría de las empresas pecan de tener gobernanzas basadas en foros y reuniones que solo sirven para reafirmar el statu quo, donde se muestra un número preocupante de diapositivas de powerpoints para reportar cosas que muchas veces ya se conocen porque ya se han comunicado, y donde se presentan actividades y proyectos que no tienen objetivos claros y medibles y probablemente van a acabar en una carpeta en la nube”.
Esta pérdida de tiempo provoca en muchos una sensación de sobretrabajo. El verano supone un descanso en las actividades laborales que los responsables de las empresas deben utilizar para realizar un reset, para replantear los métodos de trabajo de la organización incorporando, eliminando o cambiando hábitos que han resultado poco saludables o improductivos.
Según afirma Jonathan Escobar, hay cuatro elementos que generan overwork:
Escobar propone la simplificación de todo el sistema de reuniones eliminando aquellos procesos que resulten redundantes. Para ello, lo primero es tener claro el motivo de cada reunión y qué se espera de ella, cuál va a ser su contenido y quiénes son las personas que deben participar descartando a los oyentes.
“Además es importante saber elegir el canal adecuado según cada caso, presencial u online, y marcar una serie de buenas prácticas”, indica Jonathan Escobar. Su duración, en contraste con lo que es habitual en las empresas españolas, no debe ser mayor de 15 minutos porque “estos encuentros deben servir sólo y exclusivamente para tomar decisiones, nunca para reportar el trabajo realizado” añade Escobar. Y, por último, es importante establecer una cadencia, un ritmo de reuniones que las haga más efectivas.
También es muy importante y poco habitual acordar un timeboxing de la semana. Hay que fijar tanto los momentos reservados para que los equipos se puedan sincronizar y autoorganizar para conseguir los objetivos, como los momentos que son meeting-free en las agendas: espacios de concentración para poder realizar el trabajo de detalle, el “Deep Work”, sin miedo a ser interrumpidos con reuniones, porque éstas estarán terminantemente prohibidas. Jonathan Escobar afirma que “esto es especialmente importante en las organizaciones tecnológicas donde hay personas programando que requieren una alta concentración”.
Y, por último, buscar el equilibrio, establecer buenas prácticas de desconexión digital donde se respeten los “estados” de los componentes y evitando enviar notificaciones.
¿Cómo eliminar el overwork?
En resumen, estas son las pautas que ActioGlobal propone para el mejor funcionamiento del día a día de las organizaciones: