La legislación que regula las licitaciones públicas es el Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público (TRLCSP), incluido en el Real Decreto 3/2011.
El TRLCSP establece que los procedimientos de este tipo deben estar regidos por principios de publicidad, concurrencia, transparencia, confidencialidad, igualdad y no discriminación. Las licitaciones públicas constan de cuatro fases: anuncio, pliego y bases de la convocatoria, presentación de propuestas y revisión de solicitudes y adjudicación.
A su vez, la legislación indica que en algunos casos, sobre todo en licitaciones de obras, uno de los requisitos indispensables es conseguir el alta ROLECE, es decir, formar parte del Registro Oficial de Licitaciones y Empresas Clasificadas.
Para ser registradas, las empresas deben acreditar su personalidad jurídica, su capacidad de obras, su capacitación profesional y suficiente solvencia económica y financiera. En las obras de menor volumen y en los contratos de suministros o servicios no es necesario este alta, pero sí cumplir con la solvencia que el licitador indique en las bases.
La Administración Pública es la encargada de publicar las convocatorias atendiendo a las fases anunciadas previamente. Un punto muy importante es el de las bases y los pliegos de convocatoria, pues en él se incluyen la forma y los plazos para presentar las solicitudes, el presupuesto base, las fianzas adicionales, los aspectos contractuales y los motivos de suspensión o cancelación del contrato y la designación del órgano de contratación, así como los criterios de adjudicación.
Conocida toda esta información, las empresas pueden participar en los procesos siempre que cumplan con los requisitos y los plazos propuestos. Para presentar una licitación pública hay que acudir de manera obligatoria al canal electrónico.
La Plataforma de Contratación del Sector Público pone a disposición de los licitadores la aplicación “Licitación Electrónica”, donde se pueden presentar las ofertas. Otro aporte interesante es el DEUC, el Documento Europeo único de Contratación.
Es un modelo normalizado para toda la Unión Europea con el que las empresas demuestran cumplir los requisitos para participar en procesos de licitación pública. No es una acreditación definitiva, sino que es una declaración preliminar que se incluye en la fase de solicitud.
En esta fase de presentación telemática deben incluirse los datos de la licitación, la identificación del licitador, las autorizaciones, la documentación administrativa y técnica, los datos de la oferta, la revisión y firma de sobres, el envío de la documentación y la descarga del justificante.
Además, en el envío de la documentación, que va cifrado por la propia aplicación telemática de la administración para garantizar la privacidad, se incluye también la memoria técnica. En todo el procedimiento es imprescindible cumplir con los plazos y los requisitos añadidos que imponga cada administración, pues pueden aparecer condiciones particulares.
Todas las licitaciones públicas siguen una dinámica similar, con las fases anunciadas anteriormente, pero con la inclusión de más o menos requisitos según sus características. Esto obliga a las empresas que quieran participar en ella a leer con detenimiento todos los condicionantes económicos y administrativos.
Junto con esto es fundamental atender a los plazos, pues el error más minúsculo anula todo el trabajo realizado y excluye a esa empresa del proceso. Un tercer punto importante es explicar con detalle todos los aspectos de garantía profesional.
Finalmente, hay que elaborar el presupuesto, que es siempre el punto más delicado. En este tema hay que prevenir con mucha precisión cuáles son los gastos a cubrir, para asegurar la máxima rentabilidad del proyecto y ser más competitivo frente a otras empresas.
Las licitaciones públicas son los procesos de contratación de empresas por parte del sector público, pero es importante distinguir entre ese concepto, el de licitación, con el de adjudicación.
La adjudicación es el paso final, la contratación de una empresa que ha participado en la licitación para que ejecute la obra, el servicio o el suministro con la Administración Pública. Este procedimiento se inicia con la resolución a la empresa adjudicataria y con la obligación por parte de esta de confirmar la documentación y las garantías solicitadas. Si se cumplen los requisitos ya sí se puede firmar el contrato de manera definitiva.
En las adjudicaciones suele prevalecer el criterio económico, pero pueden entrar otros aspectos en juego como la calidad de los materiales, un menor impacto ambiental, un mayor grado de sostenibilidad o principios vinculados al desarrollo social de la población.