En un contexto en el que el tiempo es oro y se busca la productividad de los empleados y la eficiencia de las compañías por encima de todo, la automatización de procesos financieros puede ser un factor clave. id:79956
De hecho, numerosos estudios sobre la transformación digital de las empresas, indican que se está poniendo el foco en la adquisición e implementación de nuevas herramientas y
aplicaciones tecnológicas que se ocupen de tareas tradicionalmente manuales. De este modo, gracias al amplio abanico de soluciones impulsadas por la inteligencia artificial y el
machine learning, las compañías pueden mejorar en competitividad y centrarse en otras áreas estratégicas del negocio evitando dedicar tiempo y recursos a trabajos administrativos rutinarios.
La automatización de procesos financieros permite pues, una mayor rapidez, seguridad y precisión y tiene consecuencias directas en el ahorro de costes. Además, posee otro beneficio: la centralización de datos permite que estos puedan analizarse, cruzarse y compartirse con otros departamentos de cara a enfocar mejor las estrategias de la compañía a corto y medio plazo.
¿De qué se ocupa la automatización?
Los departamentos de contabilidad son los grandes beneficiados de este tipo de automatización ya que es allí donde tienen lugar la mayoría de las tareas relacionadas con los procesos financieros. Pero, ¿qué se puede automatizar? Existen numerosas aplicaciones que se adaptan a las necesidades de cada empresa pero en líneas generales tienen numerosas funcionalidades: emitir y recibir facturas electrónicas, gestión de cobros de clientes y proveedores, generación de informes comerciales como estados de resultados, estados de flujo de efectivo, reportes de cuentas, reportes de impuestos y retenciones o análisis y visualización de datos para futuras previsiones.
Con un amplio abanico de facilidades, los procesos manuales van a ir quedando atrás ya que al ahorrar tiempo en estas tareas, las empresas tendrán la posibilidad de potenciar toda su gestión financiera llevándola a otro nivel.
No obstante, hay que tener en cuenta que por su complejidad, por la necesaria interacción humana o porque el beneficio no superará la inversión habrá tareas que no compense automatizar. Es importante realizar una buena investigación de lo que vale la pena y de lo que no para enfocar todos los esfuerzos en los elementos adecuados.
Ventajas de la automatización de procesos financieros para las empresas
Aunque ya hemos ido lanzando algunas pistas, detallamos a continuación las principales ventajas de la automatización de los procesos financieros para las empresas:
- Eficiencia y simplicidad. Con las herramientas de automatización de procesos financieros las tareas se hacen de forma rápida gracias a un funcionamiento sencillo y fácil de aprender.
- Ahorro de tiempo. Se evitan las tareas repetitivas y los empleados pueden dedicar gran parte de su jornada laboral a enfocarse en otros objetivos de la empresa.
- Ahorro de costes. A pesar de que estas herramientas de mejora de procesos financieros requieren una inversión inicial y un mantenimiento, esta se ve compensada por el aumento de productividad de la empresa y sus equipos.
- Localización de fallos. Gracias a la optimización y a su análisis se puede ir mejorando el proceso poco a poco y ver fallos que antes pasaban
- Máxima transparencia. Dado que en todos los procesos financieros los datos son accesibles, se pueden consultar y analizar en cualquier momento por todos los departamentos.
- Respeto a las directrices y fechas fijadas ya que estas herramientas funcionan a base de órdenes prefijadas.
- Minimización de los errores. Esta es una de las principales ventajas de la automatización de procesos financieros. Con ella no solo se mejoran los procesos sino que se evita la pérdida de documentación, se respetan los plazos y se aumenta el control y la organización.
- Integración con otras herramientas y aplicaciones. Esta ventaja es útil especialmente en casos de e-commerce, de gestión comercial y de flujos de trabajo más completos.
- Incremento de la satisfacción de clientes y proveedores. Al hacerse tareas automáticas se cumple con los plazos y se ofrece una gestión rápida, sencilla y sin errores.
- Posibilidad de personalización y escalabilidad. Se puede contar con aplicaciones flexibles que se adapten a unas necesidades concretas dependiendo del tamaño de la empresa.
Así pues, la automatización de los procesos financieros ha llegado para quedarse y solo es cuestión de tiempo que las empresas la tengan muy en cuenta en sus flujos de trabajo.