La información incorrecta sobre clientes cuesta a las empresas millones de euros al año

El buen funcionamiento de los procesos de negocio en una compañía es clave y han de estar alineados con su estrategia para no convertirse en un freno a su desarrollo. Cuanto más eficientes sean los procesos de negocio, más contribuyen a alcanzar los objetivos estratégicos. Es lógico por tanto que las empresas busquen mejorar sus procesos y uno en los que se encuentra mayor riesgo y necesita ser gestionado correctamente es la gestión de cuentas a cobrar.

Cuando se inicia la gestión de las cuentas a cobrar, es muy importante tener toda la información correcta, pero muchas veces los datos maestros suelen ser el cuello de botella. La baja calidad de los datos que se manejan de forma compartida de clientes, migraciones de sistemas, cambio de ERP’s, formas de pago erróneas, productos, cuentas, plazo de pago, direcciones de facturación, etc., suelen provocar problemas y pérdidas de información, afectando considerablemente a los tiempos de venta de las empresas. Si no se gestionan eficazmente estos datos maestros, nos puede salir caro.

En muchas organizaciones los datos maestros de la gestión de cuentas a cobrar están distribuidos en diversos sistemas, y la información no está actualizada. Speed-up recopila la información que necesitamos de cada uno de los sistemas existentes en la empresa, automatizando y validando la distribución y análisis de datos e integrándolos con las aplicaciones operativas en tiempo real. Ayming ayuda así a mejorar la eficiencia global del proceso “order-to-cash” (imagen nº 1), reduciendo el tiempo de introducción de pedidos y costes administrativos en general, mejorando la productividad, aumentando el volumen de ingresos y disminuyendo los tiempos de venta. Asimismo, está previsto en un futuro inmediato la integración en las funcionalidades de Speed-up, del servicio de gestión de avales de Ayming, según ha confirmado Eduardo Ochoa, Manager Operations Performance en Ayming.

Imagen nº 1

Las necesidades de las empresas

El aumento de los impagos y la falta de liquidez, empuja a las empresas a realizar una gestión integrada tanto del riesgo de crédito, las incidencias y la gestión de cobros. Para ello, necesitan de herramientas avanzadasque gestionen eficazmente todas las actividades relacionadas con las cuentas a cobrar, deuda vencida como no vencida; capaz de registrar el historial y almacenar todas las actividades de cada usuario, con posibilidad de recuperar toda la información; asignar objetivos y realizar un seguimiento; posibilidad de registrar las incidencias y hacer un seguimiento para su resolución. De esta forma, todas las personas involucradas en la gestión de las cuentas a cobrar (comercial, administración, contabilidad, etc…), contarán con la información necesaria de forma inmediata, trabajando en una única plataforma para la gestión del crédito, reclamaciones, objetivos de ventas, notas de clientes y gestión de incidencias, con la posibilidad de activar diferentes módulos y personalizarlos según las necesidades específicas de cada empresa.Al final, para poder tomar decisiones, necesitamos tener la información disponible en el acto, lo más actualizada y fiable posible.

Para ello, Ayming ha elegido la solución IT Speed up de la italiana M&GF Project. Consta de 4 módulos capaces de integrarse entre sí y compatibles con cualquier ERP del mercado. Es multilenguaje, multi dispositivo(PC y Tablet) y está en la nube(Imagen nº 2).

Imagen nº 2

El módulo de Gestión de Cobros esta creado para gestionar de una manera eficaz la cartera de clientes. No importa el número de deudores a gestionar, ni los gestores de cobros encargados de esa gestión ya que organiza todas las actividades operativas (plan de pago, Outsourcer Manager, reclamaciones de forma automática, etc.), así como el análisis de la cartera, automatizando la parte manual del proceso, lo que reduce costes y tiempo. El objetivo del módulo Target es contar con un método sencillo y flexible tanto para establecer objetivos mensuales para los gestores de cobros y equipo de ventas(BA / Director regional/ Director de área/comerciales), como para medir la eficacia de cada gestor de cobros en la gestión del crédito y del equipo de ventas. La fijación de objetivos y su seguimiento, es muy importante de cara a tener controlado el proceso de gestión de cobros.

El módulo de gestión de incidencias es el gran desconocido para muchas empresas, ya que no tienen ni los procesos ni los procedimientos establecidos para su gestión. En este módulo, se definen los tipos de reclamaciones, y se asigna a cada reclamación un procedimiento de resolución (tiempo, plazo, nivel de escalado, responsable). Con ello se reduce el tiempo de la gestión de reclamaciones y en consecuencia, mejora el flujo de efectivo. Puede medirse el impacto de la gestión de las reclamaciones sobre la gestión de la deuda y se parametrizan las diferentes tipologías de incidencias, generándose informes para el seguimiento y gestión de las reclamaciones.El módulo de Gestión del riesgo y crédito analiza a los clientes, integrando la información interna del ERP, CRM o de una fuente externa, calculando los ratios mensuales de cada deudor y el límite de riesgo. En este módulo, construiremos el algoritmo y fijaremos los criterios que creamos adecuados para la gestión del riesgo. Esto nos ayuda, a fijar con las empresas una política de riesgos, que muchas veces, es la gran olvidada dentro de la gestión de las cuentas a cobrar.

Eduardo Ochoa, Manager Operations Performance en Ayming, ha comentado sobre Speed up que: “es una herramienta única en el mercado, de gran utilidad para las pymes españolas, que junto con el servicio de Ayming de recuperación de avales que está previsto ser integrado, las empresas conseguirán reducir también gastos financieros, disminuir el riesgo global frente a las entidades financieras, liberar el riesgo financiero para hacer frente a nuevas garantías y detectar cuanto antes posibles incidencias y oportunidades de mejora.”