La factura electrónica acelera los cobros, mejora la visibilidad financiera y da acceso a canales alternativos de financiación

Más allá del ahorro de costes y la automatización de procesos, la factura electrónica ofrece importantes mejoras y beneficios a las empresas como la aceleración de cobros, la mejora de la visibilidad financiera, el acceso a canales de financiación más flexibles, más control de los pagos y aumento de los días de pago, descuentos de pronto pago y reducción de los riegos.

Según SERES, pioneros y especialistas en soluciones de intercambio electrónico seguro de documentos, gran parte de los argumentos sobre los beneficios de la factura electrónica giran en torno a los ahorros de eficiencia que se obtienen con la automatización de los procesos electrónicos en contraprestación de los procesos manuales basados ​​en papel. “El ahorro en costes generado por el intercambio electrónico de documentos – señala Alberto Redondo, director de Marketing para Iberia y LATAM- hace de esta herramienta una propuesta muy atractiva en sí misma, pero existen otros beneficios adicionales que son bastante más relevantes".

Entre estas ventajas adicionales se destacan aquellas relacionadas con el manejo de las finanzas y de los procesos financieros operacionales de la compañía para la gestión del capital trabajo. En este último apartado se incluyen las más relevantes. Así, la factura electrónica permite reducir los días de cobro o DSO. Por lo general, la implementación de una solución de facturación electrónica reduce el periodo medio de cobro aproximadamente de 86 días con factura en papel a 26 días con factura electrónica. Esto se produce porque, con la factura electrónica, la comunicación e intercambio de la información se realiza en tiempo real, existe un mayor conocimiento de la situación de las facturas (enviadas, recibidas, abiertas…), se puede gestionar con mayor rapidez las consultas y posibles discrepancias, y se agilizan los flujos de aprobación y pago de facturas, por lo que las empresas son pagadas en menos días y con menos complicaciones.

En paralelo, mejora de la visibilidad financiera. En un mundo totalmente electrónico, el estado actual de las facturas emitidas puede tener una trazabilidad total, es decir, puede ser rastreada fácilmente. De esta manera, el emisor sabe si el receptor ha recibido la factura, si la ha visto, la ha abierto, ha sido aprobada o programado el pago de la misma. Este conocimiento tan detallado sobre el estado de las cuentas a cobrar se resume en un mayor control de las necesidades financieras y de los flujos de caja de la compañía.

Otra de las ventajas más desconocidas es el acceso a canales de financiación más flexibles. Con la visibilidad aportada por la factura electrónica, si una empresa se encuentra ante una necesidad de liquidez temporal, se puede acceder de forma más sencilla y rápida a mecanismos de financiación como el descuento de facturas o el factoring. Así, la financiación será adelantada por un tercero y su empresa podrá hacer frente a sus necesidades de capital.

También permite un mayor control de las cuentas por pagar. El uso de los pedidos electrónicos (ORDERS) y la vinculación automática de los pedidos recibidos a las facturas electrónicas proporciona una visión precisa y oportuna de las obligaciones de pago de la compañía. Este mayor conocimiento proporciona previsiones de flujo de efectivo más fiables, que a su vez reducen la cantidad de capital trabajo requerido, el cual puede ser invertido en otras áreas de la empresa.

Al mejorar el control, de los pagos y cobros, se puede optar más fácilmente a descuentos por pronto pago. Una empresa con suficiente liquidez puede hacer un mejor uso de su dinero en efectivo mediante el pago de los proveedores más rápido, a cambio de un pequeño descuento. En este sentido, un descuento del 2% a cambio de un pago dentro de 10 días puede ofrecer un rendimiento de alrededor del 36% TAE. El intercambio electrónico de documentos y la factura electrónica permite que la aprobación de las facturas sea más rápida y que el pedido quede automáticamente relacionado con la factura, haciendo que el pago de las facturas se pueda realizar en cuestión de días, en vez de meses.

También se aumentan los días de pago o DPO con la facturación electrónica; la pronta aprobación de las facturas de compra (por lo general dentro de 5 días en lugar de los 23 para las facturas en papel) significa que hay tiempo suficiente para aplicar mecanismos de financiación alternativos antes de la fecha de vencimiento de la factura. De esta manera, una vez aprobada la factura, ésta se convierte en una obligación de pago que puede ser financiada por un tercero. Esto proporciona a la empresa un mayor control sobre el periodo medio de pago y, por tanto, del capital trabajo; lo que puede traducirse en una mejora de la cuenta de resultado que puede alcanzar entre un 0.5% y 1% de la cifra de negocio.

Finalmente, con la factura electrónica se reducen riesgos. La posibilidad de tener una visión completa e histórica de la actividad de la empresa con su contraparte financiera ofrece una información más actualizada y precisa de la situación del negocio. La mayor transparencia derivada del uso de mecanismos de intercambio electrónico de documentos mejora la evaluación del riesgo y puede permitir que la empresa se beneficie de unas tasas más competitivas al acceder a la financiación que precisa. De hecho, esto puede suponer unos ahorros en los tipos aplicados de entre 10% y 20%.