Evaluación del proveedor: Paso clave en el proceso de compras

Para contestar a esta pregunta, vamos a empezar considerando el objetivo de la evaluación.

¿Por qué es necesaria la evaluación de los proveedores? Podría ser para comprobar si los proveedores cumplen con los estándares establecidos por su empresa o sus necesidades de negocio. En todo caso, es importante saber si sus proveedores representan un riesgo para su negocio: interrupción en la cadena de suministro, dependencia, reputación, etc. Esto hace necesario proceder metódicamente.

Dependiendo del tipo de riesgo, los proveedores serán evaluados de distinta manera. Por ejemplo, en suministros, queremos evaluar a los proveedores más importantes en relación a los gastos o bien, aquellos que proporcionan elementos o servicios que no pueden ser sustituidos o que son incluso estratégicos. El objetivo básico es evitar interrupciones en la cadena de suministros en caso de darse cualquier problema con estos proveedores.

Para otros aspectos, como el cumplimiento de las regulaciones por parte de los proveedores, será necesario ampliar el perímetro de evaluación. Si hablamos de RSC*, sería importante evaluar la propia empresa directamente. La mayoría de los grandes grupos suelen ser calificados mejor que sus filiales. No se quede con esta clasificación y evalúe directamente a la filial correspondiente. Para ayudarle en esta tarea, es buena idea asignar los proveedores a evaluar, indicando el nivel en el que se encuentran dentro de la organización y calificarlos en consonancia.

RSC* Responsabilidad Social Corporativa

• ¿Cada cuánto deben realizarse las evaluaciones?

La frecuencia con la que las evaluaciones deben realizarse depende del riesgo que consideremos. Si desea evaluar el rendimiento de sus proveedores, rara vez valdrá la pena hacerlo más de una vez al año. Lo mismo sucede en el caso de salud financiera y dependencia económica.

Sin embargo, el cumplimiento de las regulaciones debe ser evaluado y monitorizado en el día a día. ¿Por qué? En el caso de trabajo no declarado, el contratante es responsable de sus proveedores. Tiene la responsabilidad de vigilancia y diligencia. El trabajo no declarado sigue siendo común a pesar de las graves repercusiones para los negocios: penas de tres años de prisión para el responsable, multas de hasta 250.000 euros, ajustes fiscales, disolución de la persona jurídica, etc. Y no hay que olvidarse del riesgo para la reputación de la empresa, que tendría un impacto negativo para siempre. Por esto debe asegurarse que sus proveedores cumplen con las regulaciones durante todo el año.

• ¿Cómo evaluar a los proveedores?

Hay dos enfoques principales para evaluar a los proveedores, que pueden ser complementarios:

• Evaluación objetiva: basada en hechos internos (como datos de su cadena de suministro) o externos (obteniendo datos de agencias como Dun & Bradstreet).
• Evaluación subjetiva: a través de encuestas de satisfacción a los clientes

Cada propuesta tiene sus propias ventajas y desventajas que analizamos a continuación:

La evaluación objetiva presenta dos ventajas. Al estar basada en hechos, no es cuestionable, al contrario que con las encuestas de satisfacción. Además, al no depender de los empleados, ahorra tiempo y recursos. Sin embargo, implica la adquisición de datos externos sobre los proveedores, lo que representa un coste significativo. Los datos pueden ser parciales, escasos o incluso estar alterados, lo que plantea un problema en cuestión de calidad. Por último, la evaluación objetiva puede ser objeto de crítica al carecer de subjetividad en términos de satisfacción de los empleados. Alguna información no se puede medir en este caso, como una mala relación entre el proveedor y el cliente.

La evaluación subjetiva, realizada mediante encuestas, permite contar con las opiniones de los clientes dentro de la empresa, pero también de toda persona relacionada con el negocio (evaluaciones de RSC por otros clientes). En cuestión de coste, no requiere la compra de datos externos o la integración con el ERP de la empresa. Por otro lado, la evaluación subjetiva puede ser considerada falta de objetividad, y puede ser asociada con revisiones y controles significativos, ya que cada puntuación y comentario debe analizarse para respetar la transparencia para los proveedores. Por último, la evaluación subjetiva requiere normalizar las puntuaciones a nivel internacional. Una puntuación de 50/100 se considera aceptable en Alemania, por ejemplo, mientras que en Francia se considera altamente inadecuada.

• Análisis comparativo

Para completar esta visión general de la evaluación a proveedores, echemos un vistazo a la práctica del análisis comparativo (benchmarking). Algunas grandes empresas, con una evaluación de proveedores altamente desarrollada, publican informes anuales de análisis comparativo. Posteriormente, venden dichos informes a sus proveedores, que los utilizarán con el fin de mejorar los servicios. Esto permite al cliente recuperar los costes de su acción y, a los proveedores, ver dónde están posicionados y mejorar. Así, todo el mundo se beneficia de esta práctica.

La evaluación de proveedores ocupa un lugar importante en la relación entre compras/proveedor. Es necesario para el buen funcionamiento de la empresa, ya que está fuertemente ligado a la noción de riesgo. En el caso de una interrupción en cadena de suministros o un problema de reputación relacionado con RSC, todo el negocio sufrirá las consecuencias, no sólo el departamento de Compras.