Sin embargo, este hecho puede resultar una complejidad para los compradores. Los responsables de Compras tienen que estar atentos y aportar a sus equipos las mejores prácticas y el buen uso de las herramientas proporcionadas por una plataforma eProcurement. Huib Kruger, Consultor PreVenta en
SynerTrade, ofrece algunos consejos para gestionar fácilmente sus licitaciones.
Plantillas o modelos reutilizables: una poderosa herramienta
El uso de plantillas en las soluciones eProcurement proporciona a los compradores el aliciente de agilizar sus procesos mediante el uso, cada vez más frecuente, de una plataforma de gestión de licitaciones, ayudando decididamente a la creación de licitaciones cada vez más específicas. Estas plantillas también ayudan a estandarizar las licitaciones, lo que mejorará la calidad de todo el proceso de adquisición. ¡La empresa tiene todas las de ganar! Además, el CPO tiene que tener en cuenta que esta estandarización ratifica que a menudo “lo simple y bueno es dos veces bueno”. La norma sería la reutilización masiva de las plantillas definidas.
Las 5 reglas esenciales que deberían considerarse en las plantillas para construir óptimas negociaciones con los proveedores
1. No pierda tiempo creando plantillas para cada categoría de gasto, pues complicará su tarea y perderá mucho tiempo. Manejando un número reducido de plantillas (entre 3 y 5), facilitará en gran medida la elaboración de solicitudes de ofertas hacia los proveedores.
2. Diseñe plantillas para que representen un conjunto flexible de elementos a solicitar a proveedores. Utilice elementos de valoración para ofertas de servicios o de productos o sintonice ambas valoraciones. De esta manera el uso de sus plantillas de solicitudes de ofertas se hará conforme a sus necesidades.
3. Aplique el enfoque del “embudo”: siempre es más sencillo partir desde una plantilla y modificarla, que crear una desde cero. Siempre es más sencillo excluir gradualmente los elementos de negociación innecesarios, en función de las necesidades.
4. ¡Potencie la flexibilidad! Si la plantilla le permite automatizar ciertas tareas, no debe restringir la creatividad de su equipo, es por ello por lo que es conveniente que dichas plantillas puedan reconfigurarse para permitir a los compradores aportar valor al proceso y, de este modo, permitirles aplicar sus capacidades de negociación.
5. ¡Promover el trabajo colectivo y la co-creación! Es imprescindible que la definición de los diferentes elementos de una plantilla recaiga en los departamentos correspondientes y no exclusivamente en los compradores, con lo que transmitimos un valor añadido hacia los posibles proveedores y contratistas. Ejemplos de este entorno colaborativo serían: condiciones legales que deben cumplir los proveedores a cargo del Departamento Legal, o la definición de los servicios de Marketing, a cargo del Departamento de Marketing/Comunicación.
La plantilla es una herramienta útil para que sus compradores agilicen los procesos, pero a la vez, impriman sus habilidades o su experiencia en su negocio. No serán pues una herramienta exclusivamente para la estandarización de procesos, sino una base en la que todo el valor añadido de su equipo de compras pueda implementarse.
Piense que “la simplicidad y la flexibilidad” ayudan a estandarizar sus licitaciones con un impacto positivo en todo el proyecto de compras de su empresa. La cooperación entre socios externos -como proveedores- e internos, los diferentes departamentos de la empresa, se fortalecerán y serás más eficaces. El equipo de compras podrá descargarse de tareas repetitivas que no aportan valor y, por lo tanto, podrá profundizar en la innovación, la selección del proveedores, la toma de decisiones en base a información fidedigna y todas las demás tareas que posibiliten el despliegue de sus habilidades básicas.
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