Enganchadas al papel

El Estudio desvela 4 razones para mantener dentro de la empresa la impresión en papel de las facturas. La más importante es la sobrecarga de trabajo del departamento de facturación por otros proyectos, lo que provoca el aplazamiento de cualquier decisión sobre la impresión de las facturas. Una sobrecarga que ha crecido, ya que en 2014 representaba el 50% de las respuestas y 2017 sube al 59%.

La costumbre o la nostalgia por el papel es la segunda razón y también ha aumentado, pasando del 26% registrado en 2014 al 35% de 2017. La tercera en importancia es aprovechar otros envíos, con un 5%, muy por debajo del 13% registrado en 2014. Finalmente, la desconfianza es la otra gran razón que tiene el 1% de empresas encuestadas para imprimir en interno sus facturas en papel, un porcentaje que se reduce drásticamente sobre el 11% registrado en 2014.

La transformación digital de la facturación contempla habitualmente tres etapas. La primera suele comenzar con la externalización de la impresión, manipulado y envío postal, reduciendo costes de la gestión manual. La siguiente fase suele aprovechar la sinergia de otros proyectos para adoptar la factura electrónica en diferentes escenarios y la tercera optimizar los procesos de cobro con una adopción total del sistema. Por eso, resulta paradójico que muchas empresas que han externalizado la emisión de sus facturas electrónicas para reducir costes y mejorar su gestión no hagan lo mismo con las de papel, especialmente cuando en este caso los ahorros son aún mayores.

Según el estudio, en un 94% de los casos, la sobrecarga de otros proyectos y la costumbre son las dos razones principales para seguir procesando internamente las facturas en papel emitidas. En ambos, la externalización de esta tarea se considera algo secundario porque hay otras tareas prioritarias como tener plazos estrictos (principalmente generación de reportes), obligaciones fiscales (impuestos), tareas internas del departamento que no afectan a la relación con el cliente y mejoras en el sistema de gestión. Los encuestados son conscientes de que la externalización podría generar importantes ahorros, pero pocos conocen en detalle los costes internos que implican la facturación en papel. Además, los porcentajes de ahorro que ofrecen los estudios se perciben como ‘demasiado’ elevados y, en algunos casos, se relacionan con la posibilidad de reducir personal o asumir otras tareas, lo que genera una mala imagen interna.

Según el estudio, en 2017 el 3% de los encuestados en 2014 han externalizado la gestión de las facturas en papel y el 6% lo han externalizado pero con un proveedor que además ofrece servicios de factura electrónica. Un 5% continúa gestionando internamente el papel, pero han incorporado la factura electrónica reduciendo las de papel más del 50%. El porcentaje más elevado, el 46% continúa gestionando el papel, pero ha incorporado la factura electrónica en más del 10% de los casos. Finalmente, el 40% de los encuestados siguen gestionando el papel en interno y facturan electrónicamente en un bajo porcentaje, menos del 10% de los casos.

El estudio nos muestra que el 97% de los encuestados ha incorporado la factura electrónica en alguna proporción, si bien es cierto que continúan con la gestión interna de las tareas en papel. Nadie discute que la factura electrónica es un driver del cambio, si bien varía cómo se contempla el fenómeno por las empresas. Para unas es un objetivo pleno y para otras un proyecto puntual. Sólo un 9% de las empresas han apostado hasta ahora por la primera opción, eliminando la gestión interna de las facturas en papel, lo que, en conjunto, puede reportarles un ahorro acumulado de cerca de 3,8 millones de euros al año. Un dato que debería tenerse en cuenta si se quiere no solo mejorar la gestión del negocio sino hacerle más competitivo y rentable. Sorprende lo mucho que cuesta decir adiós al papel, aunque sea caro.