El éxito de una convención (I)

Una de las mejores formas de fomentar la imagen corporativa de una empresa, tanto internamente como hacia el exterior, consiste en organizar una convención. En general, los pasos para organizarla consisten en fijar un tema principal, definir el público que asistirá, escoger a los disertantes, elegir el lugar de celebración, fijar la fecha y contratar a una empresa que organice el antes, el durante y el después, en definitiva, que se ocupe de la secretaría técnica de la convención.

Pero el orden no tiene que ser el expuesto más arriba. Si primero contratamos a un especialista en organización de eventos para empresas, podremos estar acompañados desde el principio mismo del lanzamiento de la idea de la convención. Y, a partir de ahí, ya podremos planificar todo el evento.

Hoy nos vamos a fijar en la elección del tema. En una convención no se puede explicar e implicar a los asistentes en más de una idea principal. Es posible que haya otras secundarias, pero siempre serán refuerzo de la principal. La elección dependerá de si la reunión es interna, por ejemplo una convención para nuestros vendedores, u orientada al público en general, para dar a conocer la marca o anunciar el lanzamiento de un nuevo producto.

Es muy corriente que sepamos lo que queramos comunicar pero que no sepamos cómo hacerlo. El mensaje que los asistentes se deben llevar tiene que ser claro, tener fuerza y lógica, para que puedan interiorizarlo, asumirlo como propio y actuar en consecuencia. Por eso es fundamental que el mensaje sea entendible y veraz. La comunicación antes de la convención es básica, los posibles asistentes tienen que desear poder ir. Mientras se celebra, lo es aún más, los participantes tienen que sentirse protagonistas del evento, no meros asistentes a una charla. Es muy importante contar con un moderador que dirija y ordene los debates, que servirán como afianzamiento de la idea que se quiere transmitir.

El caso especial de una convención de ventas

Aquí nos encontramos con un tema obvio. Que nuestros vendedores vendan más. Pero nadie vende bien algo con lo que no está entusiasmado, algo que en el fondo no cree. Para estos casos en que es necesario motivar a la fuerza de ventas es necesario crear escenarios únicos y diferentes que conviertan la charla en una experiencia inolvidable. Desde luego no es lo mismo que un viaje de incentivo pero si queremos tener resultados, el planteamiento del tema tiene que ser espectacular e innovador. Lo que no significa que sea más caro que una sucesión de conferencias de los directivos, en un salón en el que los asistentes esperan a que llegue la hora del café.

La elección del tema es crucial. El tema dará nombre al evento y el mensaje implícito en él tiene que quedar claro antes, durante y después de la convención, lo que facilitará poder medir los resultados.