Si bien el seguimiento del proceso Procure To Pay es en sí un activo, no es un fin en sí mismo. Las soluciones de Compras Digitales deben dotar al Departamento de Compras de la capacidad de analizar su actividad, de compartir su información con otros departamentos de la empresa y establecer estrategias y planes de acción eficientes. Tras el estruendo generado por todo lo relativo al Big Data, las empresas necesitan ir un paso más allá, deben participar activamente del denominado Smart Data. Una herramienta de Compras Digitales debe permitir un análisis preciso para aumentar la calidad de la gestión. Vishal Chouhan, VP de SynerTrade en Norteamérica explica más en detalle todos estos conceptos.
Purchasing Intelligence: Cómo convertir la cantidad en calidad
Algunas empresas concentran hasta el 70% de su actividad en las compras. Las soluciones de Compras Digitales cubren hoy en día toda la cadena de valor “Procure To Pay”y nos permiten, además, recopilar una mayor cantidad de datos con los mismos recursos. Todos los datos recopilados se deberán de complementar con otros externos y, de esta manera, proporcionar a los compradores toda la información que necesitan para el aprovisionamiento y la supervisión de las relaciones con los proveedores. La conexión de estas soluciones con la estructura de la empresa permite al mismo tiempo establecer una dinámica colaborativa y transversal con todos los elementos involucrados en el proceso que va desde la compra al pago de proveedores. El enfoque es similar al de las empresas que proporcionan servicios de intercambio y enriquecimiento de datos de proveedores. El Departamento de Compras es, por tanto, un departamento estratégico dentro de la empresa por el volumen de datos que genera a partir de las distintas fuentes de información con las que trabaja. Por dicha razón el “Big Data” es fundamental en la digitalización de las compras. Esta afirmación es un reflejo de lo que los Departamentos de Ventas y Marketing han aplicado basándose en tecnologías cada vez más punteras, así como en soluciones CRM.
Todos los valores con los que trabajamos no tienen ningún valor si no podemos analizarlos. En otras palabras: la solución de compras digitales debe otorgar a los gestores la capacidad de medir la actividad de compras, analizarla y extraer las conclusiones correctas. Se trata de conseguir que el Departamento de Compras evolucione desde el Big Data (cantidad) hasta el Smart Data (calidad). La idea es implementar un enfoque actual del Análisis de la Información para conseguir una optimización de los procesos de la empresa.
Entonces, ¿qué medimos?
Las soluciones de compras digitales deben ayudar al Departamento de Compras a obtener de forma sencilla e intuitiva las respuestas a aquellas preguntas esenciales para su actividad, y siempre en consonancia con la estrategia definida internamente en la compañía. Por tanto, aquéllas se convierten en un aspecto clave para pasar de una simple herramienta de gestión a una herramienta que “marque el camino”.
¿Cuáles son las preguntas que habría que hacerse para realizar este cambio?:
- ¿Cómo puedo saber que mis Negociaciones de Compras / Subastas Electrónicas son efectivas?
- ¿Cómo puedo hacer un seguimiento del nivel de cumplimiento de los contratos?
- ¿Cómo sé que mis proveedores respectan los términos de los contratos?
- ¿Puedo beneficiarme de las condiciones de pago por adelantado? ¿Cuáles son mis condiciones de pago?
- ¿Puedo comparar mis KPIs con los del mercado?
Estas preguntas se derivan directamente de los objetivos que el Departamento de Compras fija anualmente y se adaptan dependiendo de la situación de cada empresa. Por ello, la herramienta de Compras Digitales deberá ser lo más flexible y modular posible para adaptarse a cada entorno empresarial, pero también con capacidad para evolucionar en función de las necesidades que se vayan presentando.
Purchasing Intelligence para agilizar las compras
Uno de los elementos claves a la hora de tener un sistema automatizado de gestión es la definición precisa de las integraciones con otros sistemas, integraciones que permitirán la automatización de todas las tareas repetitivas, que suelen coincidir con las que requieren un mayor tiempo de dedicación. De este modo, proporcionaremos a los compradores más tiempo para alcanzar un mayor valor añadido en base a su nivel de conocimiento y análisis. La herramienta debe permitir que estas preguntas que hemos desarrollado anteriormente sean respondidas lo más rápidamente posible, y de una manera clara, fácil de entender y con el mayor nivel de detalle posible.
El objetivo es identificar los “cuellos de botella” de la actividad de compras y poder determinar qué cambios y cómo realizarlos para conseguir optimizar los procesos. Una vez se haya definido qué se ha de medir, lo siguiente será desarrollar las herramientas de análisis adecuadas para cada caso. El proceso continuará con el planteamiento de las preguntas adecuadas para conseguir respuestas que permitan resolver las carencias detectadas en el análisis.
- Si tengo proveedores con una deficiente evaluación: ¿qué acciones puedo tomar a cabo para mejorar la situación?
- Si me doy cuenta de un gasto inusual: ¿Cuál es la causa? ¿Cómo puedo hacer frente?
- Mi uso de la herramienta debería mejorarse: ¿qué cambios debo hacer? ¿Cómo puedo animar a los empleados o a los proveedores a que se involucren actualizando su información?
Las respuestas a estas preguntas son el inicio para la implementación de los correspondientes planes de acción para la mejora de los procesos.
Purchasing Intelligence para una gestión ágil
El análisis permite al Departamento de Compras tomar decisiones con rapidez para dar respuesta a problemas que se detecten en cada momento. Esta agilidad transciende hacia el resto de los Departamentos de la empresa.
Rápidamente pensamos en el Departamento de Finanzas que puede confiar en Compras para verificar su propio presupuesto. Además, otros departamentos como I+D también pueden beneficiarse del análisis de compras para facilitar el diseño de los productos. Marketing y Ventas se apoyan también en el Departamento de Compras para organizar operaciones promocionales sobre un producto determinado basándose en el conocimiento exacto de sus elementos de coste, etc.
Compras se convierte de esta manera en el socio preferido de otros departamentos y pueden influir positivamente en los planes de acción de la compañía, así como en el rendimiento global de la misma. La solución de compras digitales debe, por tanto, considerarse también como una herramienta que puede ayudar a mejorar la flexibilidad y competitividad de la empresa. Estas soluciones permiten mejorar el proceso de toma de decisiones de la Dirección, optimizando la información que reciben y haciéndoles sentir más cómodos en el día a día.
Pasar de la era del Big Data a la del Smart Data es esencial para convertirse en un líder de mercado. Este cambio requiere que los Departamentos de Compras confíen en las herramientas de compras digitales basadas en Business Intelligence para aprovechar al máximo el análisis de los datos verdaderamente relevantes. Compras están impulsando cada vez más la dinámica de digitalización en las empresas, pero sobre todo están a la vanguardia de la utilización del potencial de las tecnologías digitales al servicio del rendimiento global de la empresa. E aquí una respuesta al problema que planteaba al principio Drucker, y muestra las distintas opciones de gestión para cualquier Departamento de Compras a explorar para su mejora continua.
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