¿Está tu oficina preparada para el futuro?

Durante años hemos pensado que la evolución de la tecnología en la forma de trabajar terminaría por hacer desaparecer las oficinas. En un mundo interconectado en el que puedes llevar la oficina encima gracias al móvil -con el que se pueden realizar videoconferencias, guardar documentos, enviar correos, imprimir, escanear…-, y trabajar prácticamente desde cualquier lugar, la oficina parece que deja de tener sentido.

Sin embargo, nada más lejos de la realidad. Según un estudio elaborado por Steelcase e Ipsos sobre “El compromiso y el espacio de trabajo global”, cuanto más tiempo pasa un empleado trabajando desde casa, más desconectado está de su empresa y menor es el compromiso que tiene con ella, lo que se traduce en pérdida de productividad y de dinero. Las grandes organizaciones empresariales han tomado buena nota de ello y han comenzado a reagrupar a sus trabajadores en grandes sedes corporativas en las que han puesto el foco en las personas. El trabajo ha dejado de ser un lugar al que acudir para pasar a ser una actividad.

Las oficinas han sufrido una disrupción similar a la que han vivido otros sectores estratégicos y se encuentran ante el reto de reinventarse para dar respuesta a los cambios que se avecinan con una fuerte implantación tecnológica, nuevas generaciones laborales y una transformación de los modelos de negocio y de la forma de trabajar. “Es incoherente seguir trabajando en una oficina de hace 50 años cuando nuestra forma de trabajar cambia y evoluciona de un año para otro”, reconoce Alejandro Pociña, presidente de Steelcase.

Estas son las 10 claves que marcarán el diseño de las oficinas del futuro:

1. Flexibilidad. La incertidumbre que implica no saber lo que nos deparará el futuro nos lleva a pensar en espacios con una absoluta capacidad de adaptación que puedan ser modificados en función de las necesidades cambiantes de las empresas.

2. Democratización del espacio. Dotar al trabajador de un amplio rango de espacios para elegir dónde y cómo quiere trabajar en función del tipo de actividad que esté realizando en cada momento, con independencia de su posición jerárquica, será la base de la organización moderna. Desde reuniones entre grupos de trabajo, pasando por encuentros informales o momentos que exijan de privacidad, concentración o relajación.En las oficinas que vienen tampoco habrá puestos asignados. La fuerza laboral móvil asciende, a día de hoy, a los 1.450 millones de personas. Así lo desvela Strategy Analytics, que además concreta que suponen el 38,8 % del total de trabajadores que existen a nivel mundial. Este porcentaje se elevará al 42,5% en 2022, cuando habrá 1.870 millones de trabajadores móviles. Esta circunstancia hará que los trabajadores no tengan puestos asignados dentro de sus oficinas, con el objetivo de optimizar los metros cuadrados del espacio, el segundo mayor coste para las empresas por detrás de las nóminas. En detrimento de eso, ganarán valor las zonas de reuniones para colaborar.

3. Vuelta a la naturaleza. En un mundo en el que abunda lo tecnológico y lo artificial, la vuelta a la naturaleza será un denominador común en las oficinas del futuro. Mobiliario con maderas naturales y materiales reciclados, iluminación natural, espacios al aire libre donde tomar un respiro, plantas naturales incorporadas en la oficina e, incluso, en el mobiliario.

4. Bienestar. Las organizaciones con más éxito están empezando a fijar su atención en el bienestar de sus empleados como manera de convertirlo en una ventaja emocional, financiera y competitiva, y en el futuro, todos los espacios de trabajo deberán pasar por esta premisa si quieren que sus empresas y empleados sean competitivos. Desde hace años nos hemos centrado únicamente en el bienestar físico, cuidar nuestra salud a través de la ergonomía, la iluminación, la acústica o la refrigeración. Pero el bienestar va más allá, las empresas ya no sólo se preocupan por la salud de los trabajadores sino por asegurar el bienestar emocional y cognitivo de los mismos.

5. Colaboración. El trabajo individual prácticamente puede hacerse desde cualquier lugar, eso bien lo saben los trabajadores móviles. La oficina se convierte, por tanto, en un lugar de encuentro a donde se va a realizar un trabajo colaborativo que no puede realizarse en otro lugar. Por eso, las oficinas contarán cada vez más con salas de reuniones y con espacios que favorezcan reuniones informales entre dos o tres personas que bien pueden reunirse en salas habilitadas para ello o en zonas informales como un pasillo, una zona de paso o en la propia cafetería. Lo importante es que las empresas provean a los empleados de todo lo necesario para que estos intercambios resulten lo más productivos posible.

6. Privacidad. Tan importante como propiciar la colaboración es preservar la concentración. De hecho, una de las principales quejas de los trabajadores derivadas de los espacios abiertos es la dificultad para concentrarse debido a los ruidos y conversaciones ajenas, así como la necesidad de encontrar privacidad para mantener conversaciones confidenciales o para realizar trabajos que requieran una gran concentración. Es por esto que las oficinas del futuro plantean espacios para trabajar solo, en colaboración, o en pareja.

7. Creatividad. La velocidad a la que se está produciendo la transformación digital nos lleva a pensar que en pocos años las consecuencias sobre la ordenación del mercado laboral serán enormes. Se prevé que la inteligencia artificial sustituirá el 25% de los puestos del trabajo actuales y, además, en un futuro cercano, las empresas demandarán nuevos tipos de puestos de trabajo. En este entorno, para tener éxito en el futuro del trabajo, los trabajadores necesitan generar nuevas ideas, resolver problemas difíciles y pensar fuera de la zona de confort. Tienen que ser creativos para ser capaces de innovar. Según el Foro Económico Mundial, en 2020, las habilidades como la solución de problemas complejos, el pensamiento crítico y la creatividad serán cruciales para las organizaciones. Un espacio de trabajo bien planteado y adecuadamente diseñado puede contribuir notablemente a desarrollar la creatividad en los trabajadores.

8. Espacios inspiradores. Pasamos gran parte de nuestro tiempo en la oficina, por eso, el espacio de trabajo debe satisfacer al trabajador proporcionándole entornos en los que relajarse, relacionarse y aprender de sus compañeros o de otras fuentes. Y esto no es únicamente propio de las nuevas generaciones, a todas las personas nos gusta disfrutar de nuestro trabajo y un espacio que lo propicie ayudará a potenciar nuestro bienestar.

9. Se desdibujan las jerarquías. En las empresas del futuro los equipos tendrán igual o más peso que los directores, por eso, las fronteras entre los espacios para directivos comienzan a difuminarse entre el resto de los trabajadores y varias empresas están apostando ya por la eliminación de despachos unipersonales para los puestos directivos. Tampoco los tienen los directivos de las startups, cuyo modelo de liderazgo se basa en la accesibilidad, la transparencia, la colaboración y la eliminación de jerarquías, de modo que su ejemplo sea inspirador para el resto de los trabajadores. De esta forma, no sólo se consigue romper la barrera entre jefe-empleado para hacer que la relación sea más transparente y flexible, sino que se optimiza el espacio aprovechando los metros cuadrados que anteriormente podían quedar desaprovechados en un despacho, para otras actividades.

10. Tecnológica y digital. La tecnología ha supuesto una revolución para la oficina. Las personas están acostumbradas a tecnologías que les ayuden a conducir mejor, a gestionar de forma remota sus electrodomésticos, a caminar más, a sentarse más recto a relacionarse más con amigos y familiares. Después vienen a oficinas en las que las tecnologías se proporcionan principalmente en ordenadores de sobremesa o dispositivos móviles y en las que a nadie se le ha ocurrido integrarlas en el entorno físico para mejorar la jornada laboral. Sin embargo, cuando las tecnologías se integran de manera inteligente en las paredes, el suelo y el mobiliario, permite cumplir con su promesa de centrar la experiencia laboral en las personas.

A pesar de que el cambio hacia un nuevo concepto de oficinaestá lleno de ventajas, lo cierto es que ofrece muchas resistencias. “Los trabajadores tienen miedo de perder su espacio de confort, aquel en el que tiene la foto de sus hijos, donde guarda sus facturas y objetos personales, perder el sentido de pertenencia de algo, no es fácil. Tampoco lo es tener a tu jefe sentado al lado, sin pared de por medio”, reconoce Alejandro Pociña, presidente de Steelcase. “Todos los cambios generan un cierto grado de resistencia, máxime cuando se trata de ceder parcela de privacidad y quedar más expuesto, y estos cambios llevan aparejada una pérdida de productividad porque las personas tienen que amoldarse y aprender”. Por eso, resulta necesario diseñar los espacios teniendo en cuenta la opinión de los empleados, mediante la elección democrática de un grupo de empleados que actúen de puente entre la plantilla y la dirección.

Pero igual de importante es contar con la opinión de los empleados como con la de la dirección. “Si el CEO no se cree el cambio, si no se implica y si no da ejemplo, la adaptación no tendrá el efecto para el que había sido concebida”, señala Pociña.

Y lo que es más importante, “los espacios deben estar diseñados a la medida de las características de cada organización, si tratamos de emular lo que hacen los demás, sin conocer previamente cuáles son las necesidades de cada una de las empresas, estaremos creando un decorado espectacular, pero que no servirá más que para tener descontento a las personas que lo van a utilizar”, sentencia el presidente de Steelcase.