Cada vez son más las empresas que deciden migrar sus soluciones “Source To Pay” a la nube, con lo que la posibilidad de cambiar de proveedores se ha convertido en una tarea mucho menos dramática.
A modo de símil, un cambio de proveedor resultaría ser como si renováramos nuestra casa. Como en cualquier proyecto de renovación, su expectativa es acabar teniendo un hogar mejor con el cambio. De igual manera, se espera una mejora cuando cambiamos de proveedor. En el siguiente artículo, explicaremos la migración de un aplicativo “Source To Pay” basándonos en un proyecto de renovación de una casa, para hacer más entendible dicha migración.
- No cambie sus ideales
Con los años ha construido una relación sólida con su proveedor de toda la vida. Incluso ha creado plantillas de aprovisionamiento, flujos y procesos de trabajo estandarizados. Cuando cambiamos de proveedor, la nueva relación, en un primer momento, se tambalea. Por lo tanto, debemos trabajar con proveedores que manejen nuestros mismos principios, y de esta manera, conseguir rápidamente una nueva, pero sólida, interrelación. Sólo unos pocos pueden conseguir mantener sus principios en cuanto a cómo manejar su relación con los proveedores y, utilizar las herramientas de migración de “esos pocos”, le permitirá una tranquila transición, garantizando una reforma conforme a sus preferencias.
- Deshazte de las cosas inútiles que tengas almacenadas
Al cambiar de proveedor, piense en el mueble que tiene y que desea mantener tras la reforma, pero piense también en todo aquello que desea eliminar. Estas migraciones le dan la oportunidad de mantener las cosas verdaderamente importantes, pero también, han de facilitar la eliminación de aquellos elementos que ya no utiliza o están “pasados de moda” (obsoletos). Cuanto mejores sean sus proveedores, más rápidamente podrá tomar decisiones sin riesgos.
- No pague de más en su reforma
Mantener una buena relación con los proveedores, obteniendo de manera eficiente todas las actualizaciones de las informaciones referentes a los mismos, lleva implícito el mito de requerir una gran inversión. Si contamos, con anterioridad a la reforma, con datos claros de proveedores, no se empezaría desde cero, y reduciremos los plazos del proyecto sustancialmente. Por esa razón, si le dicen que el coste de la migración o del cambio es elevado, reconsidere el escenario del proyecto pero nunca, nunca, asuma que no se es posible la “reforma”.
- No replique una reforma anterior, no cometa los mismos errores
Obviamente, existen elementos de su antigua casa que ya no le gustan o que han perdido toda su utilidad inicial. Una renovación es una oportunidad para repensar sus procesos de negocio que se establecieron hace muchos años, y centrarse en lo que de verdad tiene sentido en un nuevo entorno más digital. Por favor, no cometa el error de sustituir un elemento por su versión más actual. Tómese su tiempo para pensar lo que le hace falta y lo que no, pero todo bajo un marco global y moderno tecnológicamente.
- La reforma no va a implicar tanto tiempo
A menudo nos encontramos con clientes a los que se les han ofrecido proyectos de al menos 1 año de duración para realizar una migración completa, con la excusa habitual de que se tarda más que si se empezara desde cero. Esta afirmación es errónea. Una renovación de una solución “Source To Pay” siempre será más rápida que una “construcción de nueva obra”, pudiendo requerirse en aquella un 50 % del tiempo empleado en construir todo desde la nada. Si le dicen lo contrario, pregunte a su proveedor cuántas migraciones ha realizado realmente y solicítele referencias de las mismas.
- No se olvide de informar a sus “vecinos” de la reforma inminente
Los vecinos que le rodean se verán afectados por la reforma que haya planificado. Es por esto por lo que ¡tiene que pensar en sus proveedores! El proyecto de migración podría incluir nuevos datos asociados a sus proveedores, pero también sucede a menudo que aparece un problema derivado del uso de una nueva herramienta por parte de los mismos, ya que deberán actualizar sus informaciones. Transmita el cambio a través de un mensaje positivo. En la mayoría de los casos, el mejor mensaje es que, con la ayuda de la nueva herramienta no tendrán que llevarse trabajo a casa. La mejora en la productividad de los proveedores repercutirá en la mejora de la productividad del cliente.
- Organice una “fiesta” para presentar la casa reformada
Piense que la casa reformada representa una especie de renacimiento de sus relaciones con los proveedores, teniendo la sensación de haber alcanzado una dimensión superior para tales relaciones. Siéntase satisfecho de haber implementado una herramienta tecnológicamente avanzada para procesos “Source To Pay”. Haga saber a todos los implicados, usuarios internos y proveedores, que ha tomado las medidas oportunas para modernizar su solución y que espera obtener mejores resultados, proporcionando una experiencia “placentera/eficiente” para todos los intervinientes.
La reforma de una casa nunca es fácil, pero considerando las herramientas de migraciones que existen actualmente y con la ayuda de empresas que hay con las habilidades y conocimientos para realizar dichos servicios, siempre será más fácil. Como profesionales de servicios de digitalización de Compras, estamos constantemente investigando el coste real de una migración optimizada y los beneficios que ésta aporta a cada cliente. Muchas empresas se ven obligadas a renovarse porque sus proveedores de toda la vida no siguen su misma línea de negocio o incluso porque éstos desaparecen del tejido empresarial. Otros, sin embargo, eligen renovarse porque su solución está obsoleta. Independientemente de la razón por la que se decida cambiar, tenga en cuenta los puntos anteriormente descritos para decidir “quién y con qué herramientas va a reformar su negocio”.
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