También en la gestión de compras … “No hay mal que por bien no venga”

Lo que hacemos es crear un mapa dinámico con el que analizar las repercusiones de nuestra actividad con el resto de operaciones del departamento. La gestión del riesgo empresarial es el ejemplo perfecto. No hablamos de uno en concreto, sino de la gestión de riesgos, de su evaluación y de cómo minimizarlo. Adicionalmente tendremos que tener en cuenta que la gestión de las compras es algo vivo, en constante movimiento, de manera que se deberán alcanzar objetivo tras objetivo, ¡siempre habrá un nuevo reto!.

Si revisamos qué verbos conjugamos más cuando estamos hablando de riesgos: gestionar, evaluar y mitigar; está claro que tendemos a percibir el riesgo como algo a evitar. Constantemente aparecen riesgos en los procesos tendentes a conseguir el objetivo principal en una gestión del aprovisionamiento, riesgos que dificultan la optimización de costes de las compras, impactando en toda la organización. Constantemente se han de verificar las métricas necesarias para conocer los riesgos reales a corto, medio y largo plazo. La existencia de cualquier riesgo que nos pueda afectar requiere que estemos permanentemente en alerta, vigilando cualquier desviación de los mismos, porque ¡un riesgo es siempre un gran obstáculo!.

Es importante tener en cuenta que los riesgos son circunstancias que pensamos que pueden suceder pero también pueden ser completamente inesperadas, por lo tanto, cabe preguntarse ¿qué pasaría si analizáramos la gestión de riesgos en el aprovisionamiento de una manera objetiva?. Todos sabemos que cualquier riesgo puede desviarnos de la consecución de nuestros planes, lo cual crea necesariamente conflictos internos y externos. Tenemos, pues, que responder a sus apariciones de la mejor manera, la óptima. La gestión de riesgos tradicional tiene como objetivo aumentar la previsibilidad y la certeza, ya que es más fácil y cómodo tomar decisiones de negocios en circunstancias que conocemos.

Si la previsibilidad es el objetivo final, la gestión de las compras también tendrían que considerar negativas ganancias u oportunidades inesperadas. Esta circunstancia es la que justifica la necesidad de aportar una visión subjetiva, aportar nuestro punto de vista, porque es probable que nuestra respuesta instintiva ante un riesgo pueda dificultar el tomar acciones que nos permitan aprovechar una situación aparentemente negativa. Todos sabemos que cuando el riesgo afecta negativamente a nuestro negocio, centramos nuestros esfuerzos en volver a la normalidad, retornando a la fase del plan que habríamos alcanzado de no haber tenido ningún contratiempo, pero nunca debemos olvidar que se ha de sopesar adecuadamente un riesgo con respecto a sus beneficios, estamos hablando de los riesgos que puedan derivarse de situaciones en las que pudiéramos alcanzar mejoras respecto al plan inicial.

Una estrategia “positiva” para alcanzar la mejor respuesta ante un riesgo ha de considerar variables completamente nuevas. Un riesgo, potencial o real, puede cambiar las reglas de juego que se tuvieran en cuenta para diseñar el viejo plan. La respuesta ante cualquier riesgo no debería consistir en lamentar su aparición y luchar por volver al plan previsto, sino en demostrar la suficiente flexibilidad para desarrollar un plan nuevo que saque partido de las ventajas del nuevo escenario empresarial, de la mejor manera y, sobre todo, de una más rápida respecto a nuestros competidores.

A continuación, presentamos algunos ejemplos de cómo una gestión adecuada del aprovisionamiento puede participar activamente en un cambio de mentalidad empresarial y cómo aplicar una estrategia positiva como respuesta ante cualquier riesgo:

No se pregunte: ¿Este riesgo tiende a eliminar nuestras fuentes actuales de suministro?

Plantéese: ¿Cuáles serían ahora las fuentes alternativas en función de nuestras necesidades reales?

Ejemplo: En septiembre de 2016, el huracán María azotó Puerto Rico, lugar en donde se encontraba la fábrica de la empresa Baxter Internacional, dedicada a la producción de material sanitario. La escasez causó una tremenda conmoción entre la comunidad hospitalaria estadounidense. A corto plazo, se racionalizaron los suministros y las enfermeras administraron manualmente líquidos o sustituyendo soluciones salinas por Gatorade. A largo plazo, la FDA (Administración de Alimentos y Medicamentos) manifestó su determinación a aprobar nuevos proveedores en esta categoría, aumentando así la competencia y diversificando las fuentes de suministro en previsión de nuevas catástrofes. (NBC News)

No se pregunte: ¿Cómo afectará este cambio a nuestros clientes o a nuestro mercado objetivo?

Plantéese, ¿Cómo podemos convertir una circunstancia inesperada en una oportunidad para construir nuevos puentes y fortalecer los ya existentes con nuestros clientes?

Ejemplo: UPS no tenía suficiente personal para el volumen de envíos planificados durante la campaña navideña de 2017. En lugar de lamentarse y pedir disculpas a sus clientes, se valieron de todos los recursos disponibles – incluso de los existentes en su sede central –, y aumentaron la imagen de marca, alcanzando mayor notoriedad vía noticias como: “La empresa de reparto se está esforzando por cumplir los plazos de entrega en esta campaña de Navidad” (Market Watch)

Los profesionales de compras son seres humanos y, por lo tanto, tienden a mantener una estabilidad. Dicho lo cual, ser estratégicamente oportunista en un mundo impredecible requiere una respuesta matizada. Reprogramar nuestra reacción al riesgo requiere tanto entrenamiento como práctica, porque la aparición de riesgos es un proceso continuo. De manera que debemos ser reflexivos para convertirnos en líderes estratégicos, no impulsivos cuando lo inesperado suceda.