Ya es posible la gestión financiera y administrativa sin papel

La gestión de la documentación de una empresa, desde un simple ticket de gasolina de un comercial hasta el archivo de un contrato con un cliente, siempre han consumido mucho tiempo y han necesitado la intervención de varios empleados de distintos departamentos de la empresa. La gestión manual de la documentación y el volver a introducir los mismos datos en distintos registros, además de no ser tareas realmente productivas generan inevitablemente errores.

Hoy vamos a analizar la solución que propone TBSAGORA para, a través de la transformación digital de los sistemas de trabajo, implantar un proceso administrativo, financiero y documental basado en el paperless.

En www.tbsonline.es encontramos una solución que adecua la gestión de los documentos administrativos a los tiempos que vivimos, automatizando trabajos que hasta ahora se hacían de forma manual, como son la entrada de facturas de proveedores, de notas de gastos, la gestión de compras o la custodia de contratos o expedientes de clientes, entre otros.

Este nuevo método de trabajo permite la eliminación del archivo físico, contabiliza todos los documentos financieros en el ERP de la empresa, garantiza en todo momento la trazabilidad de los documentos y puede llegar a reducir hasta en un 80% los recursos y el tiempo invertido en estas tareas. Y lo más importante es la supresión de los errores humanos.

Cómo se ahorra el tiempo y, por tanto, el dinero

Vamos a exponer solo algunas de las posibilidades de este sistema, como son:

• Todo el proceso de contabilizar las facturas de los proveedores -recibirlas, digitalizarlas y capturar sus datos-, se puede externalizar y todos los datos quedarán depositados en TBS AGORA CLOUD, junto con la imagen de la factura. Las facturas se podrán entonces contabilizar en el ERP de SAGE, por ejemplo.
• Cubrir todo el ciclo de vida de una propuesta comercial hecha a un cliente, desde la llegada de la solicitud, hasta el archivo final de contrato firmado.
• Con TBS AGORA MANDATOS SEPA, se automatiza todo el proceso de firma de los mandatos SEPA. La obtención de firmas válidas para la autorización de cobro de recibos bancarios se puede convertir en un caos sin un sistema automático como este.

La digitalización y la transferencia telemática de documentos es ya algo imprescindible y en muchas ocasiones también lo es por imperativo legal. La relaciones de las empresas con la Administración cada vez más van a estar sujetas a la obligación de facilitar dos datos en tiempo real, como sucede con el SII. La correcta gestión automática de las facturas de clientes y proveedores, a la vez que agiliza la gestión financiera de la empresa, con información en tiempo real, nos permitirá cumplir con todas las obligaciones legales, pero ganando eficiencia y ahorrando recursos, dentro de un entorno seguro donde ya es imposible la desaparición de ningún documento.