El 70% de las empresas que deciden externalizar buscan el conocimiento de expertos

Ayming, grupo internacional de Consultoría en optimización de costes empresariales, ha hecho público en el día de hoy las conclusiones de la Mesa redonda celebrada recientemente bajo el título “Las decisiones estratégicas en un proyecto de externalización”. Los principales temas que se debatieron fueron: subcontratación y externalización: su correcto uso; la gran decisión: qué externalizo; qué buscan las empresas que deciden externalizar; los principales errores que cometen las empresas cuando deciden externalizar.

En el debate participaron: Alejandro Palmarola, Responsable de Compras Indirectas y Jesús Fernández, Gestor Compras Servicios, ambos en Calidad Pascual; Javier Carballo, Jefe de Compras Indirectas y Carlos Rodrigo, Jefe de Compras Estratégicas, ambos de Talgo; Jesús Lizarraga Gutiérrez, Director General de Operaciones del Grupo Elosa, Miguel Ángel Medero, Credit Manager Iberia de Draeger, Estela Martín, Responsable de Comunicación de Sincro Business Solutions y Eric Mass, Director de la División de Optimización de Compras y Operaciones en Ayming. Todos ellos se han enfrentado a numerosos procesos de externalización en los sectores: industrial, alimentario y farmacéutico, por lo que su experiencia reúne un gran valor.

La Mesa Redonda estuvo liderada por Silvia Lozano, Manager Operations Performance en Ayming, quien inició el debate abordando elcorrecto uso de los conceptos externalización y subcontratación. “A menudo oímos hablar sobre el imparable ascenso de la externalización en las empresas, pero ¿de qué estamos exactamente hablando cuando empleamos la palabra externalización?”. En este sentido, Estela Martín explicó que si nos circunscribimos al ámbito de la reglamentación laboral, lo correcto es hablar de subcontratación, puesto que el concepto de externalización no está regulado y por tanto no existe como tal para el Estatuto de los trabajadores. Si nos referimos a la externalización desde el punto de vista de los negocios, empresas especializadas en el denominado Business Process Outsourcing (BPO) son las que en nuestro país están prestando servicios de externalización. Los contratos por tanto bajo este punto de vista de externalización, no tienen legislación directa aplicable, por lo que se rige por la voluntad entre las partes, estableciendo ciertos límites.

A la hora de pensar en externalizar, uno de los puntos sobre los que más deberían reflexionar las empresases qué externalizar. Esta decisión debe adoptarse como parte de la estrategia global de la compañía y su objetivo ha de perseguir ser más competitivos. Ahora bien, prosiguió Silvia Lozano. “No todas las empresas tienen en cuenta a la hora de dar el paso, el correcto ciclo de vida de un proyecto completo de externalización”. En la mayor parte de los casos, se acude a empresas consultoras como Ayming, en la tercera fase, lo cual puede plantear problemas.Al obviar las dos primeras fases, a menudo es necesario realizar una labor de Consultoría para su correcto desempeño.

No hay que confundir por tanto esta labor de Consultoría con la prestación de los servicios de externalización. Un proyecto completo de externalización consta de la siguientecinco fases: (Ver foto de portada).

QUÉ BUSCAN LAS EMPRESAS QUE DECIDEN EXTERNALIZAR

Las empresas españolas han encontrado en la externalización de servicios el modelo a seguir para ser más competitivas. Las razones por las que contratan servicios Business Process Outsourcing (BPO) son variadas y no siempre están relacionadas de manera prioritaria con el ahorro de costes. Sus motivaciones suelen ser las siguientes:

• Acceso a recursos de todo tipo, conocimientos y experiencia, con los que no cuentan en sus organizaciones;
• La necesidad de crear estructuras dinámicas, flexibles y adaptables a los cambiantes entornos de hoy en día en las formas de hacer negocio y prestar servicios;
• Incrementar el control sobre la actividad, simplificando la gestión, flexibilizando la operativa y concentrándose en su negocio principal.
• Disponer de más tiempo para tareas estratégicas y de más valor añadido para el negocio;
• Mejora continua del servicio que prestan, haciéndolo más eficiente;
• La garantía de disponibilidad y gestión de recursos de todo tipo a un coste predecible y a ser posible menor que los actuales;
• Transformar el negocio para adaptarse a los nuevos modelos de crecimiento;
• Contar con un verdadero partner que les acompañe en el tiempo, en la resolución de sus problemas, que dirija la externalización y realice su seguimiento.

Subcontratan desde tareas transaccionales hasta procesos de negocio completos de las diferentes funciones, como Recursos Humanos, Servicios Financieros, Administrativos, Contables, Atención al Cliente, Logística, Formación, IT, Compras, etc. Dos de los Departamentos que más solicitan servicios BPO son el de Compras y el Financiero.

LOS DOS PRINCIPALES ERRORES QUE COMETEN LAS EMPRESAS CUANDO DECIDEN EXTERNALIZAR

No comunicar en interno la decisión de externalizar, qué externalizar, los objetivos que se persiguen, así como la valoración previa del impacto en la organización, son los principales desaciertos que comenten las empresas. Obviar dar explicaciones a los afectados directos por la externalización puede provocar rechazo, miedo a la pérdida del puesto de trabajo y resistencia a la nueva manera de trabajar. En la mayor parte de los casos no se trata de eliminar trabajadores sino todo lo contrario, que puedan dedicarse a tareas de mayor valor añadido y por tanto estén más satisfechos y contentos en el trabajo. De no explicarse correctamente, las consecuencias inmediatas son una disminución de la productividad y el aumento innecesario de la conflictividad laboral.

Otro de los fallos que comenten las empresas es no dimensionar qué impacto puede tener en la empresa la externalización. Han de evaluarse todos los escenarios que pueden producirse al externalizar, solventando previamente cualquier hándicap para gestionar los riesgos internos y externos.