Claves para evitar problemas a la hora de planificar las vacaciones de la plantilla

En muchas empresas, la asignación de los días de vacaciones suele ser uno de los principales motivos de conflicto y descontento entre los empleados. Además, se trata de una tarea que suele llevar mucho tiempo al responsable de recursos humanos. Todavía numerosas compañías realizan este cometido con hojas de cálculo. Y es que, según un análisis realizado por la consultora Ábaco Siglo XXI, el 85% de las compañías admite afrontar dificultades en el momento de distribuir los días libres. Woffu, startup especializada en la gestión del tiempo de los empleados, detalla las claves para llevar a cabo esta labor.

Establecer normas generales para gestionar las vacaciones, pero siendo flexibles

Lo ideal es que, con el fin de abordar de la mejor manera posible la asignación de los días de vacaciones, la empresa tenga unas normas generales en este sentido. Deben estar puestas en conocimiento de todos los empleados. Sin embargo, hay que tener en cuenta que estas normas tienen que ser flexibles para que se puedan adaptar a las necesidades de los empleados. Es apropiado que la empresa tenga un criterio para establecer las prioridades a la hora de solicitar vacaciones, por ejemplo, por antigüedad. Pero esto sólo debería utilizarse en último caso, lo ideal es que los responsables de departamento lidien con su equipo para que no haya conflictos y todos satisfagan sus necesidades sin perjudicar los ritmos de trabajo de la empresa, alertan desde Woffu.

Ser consciente de la importancia de las vacaciones

Muchas empresas no son conscientes de la importancia que tienen las vacaciones en los índices de satisfacción del personal y se obsesionan con mantener sus ritmos de trabajo habitual. Al no ser conscientes, en el momento de solicitar las vacaciones, hacen que se creen situaciones tensas y que el empleado que espera el tan ansiado momento de sus vacaciones, perciba que siempre es un problema por el caos que genera. “Para satisfacer ambas partes se necesitan sistemas eficaces de gestión de vacaciones y ausencias, adaptados a las características de cada departamento y a las necesidades de los empleados” afirman desde Woffu.

Antelación

En muchas empresas, se retrasa el momento de solicitar las vacaciones. A veces los empleados no toman la iniciativa para no causar una mala impresión, pero la realidad es que prefieren saber cuanto antes cuándo podrán disfrutar de su tiempo libre. En este aspecto, es muy positivo que este tema se trate con la suficiente antelación con el fin de no crear males mayores y tensiones cuando sea demasiado tarde. Esto genera un clima de insatisfacción que es muy perjudicial para el funcionamiento normal de la compañía.

Reparto de tareas

A la hora de establecer las vacaciones de los empleados es básico que se realice un reparto de tareas. De esta forma se podrá planificar bien el trabajo ante la ausencia de determinados empleados. La recomendación desde Woffu es que se determinen los puestos que tienen que estar cubiertos en todo momento y se ofrezca al empleado un abanico amplio de días para poder solicitar vacaciones en caso de carecer de un sistema digital que identifique las normas preestablecidas de antemano, solución que facilita la gestión y mejor la eficiencia interna.

Mediación en los enfrentamientos

No se debe temer a establecer normas para la gestión de vacaciones de los empleados para satisfacer las necesidades de cada departamento pero para evitar conflictos se debe de explicar claramente los motivos que han propiciado establecer dichas normas. En el caso que haya departamentos bastante desfavorecidos se pueden tener medidas de compensación, como por ejemplo, poder escoger los días más solicitados.