Tres secretos que hacen del ERP la mejor solución para gestionar una pyme en vacaciones

Gestionar el negocio durante las vacaciones es una de las grandes preocupaciones a las que se enfrentan las pequeñas y medianas empresas en nuestro país. Lo cierto es que, la tendencia a cerrar por vacaciones se ha minimizado, hasta el punto de que, hoy, los negocios que quieran ser exitosos no pueden permitirse el lujo de desaparecer del mapa durante semanas.

Desde Datisa se asegura que cualquier organización que quiera ser competitiva y estable deberá buscar la fórmula para que el negocio continúe funcionando al mismo nivel que el resto del año, durante los períodos vacacionales. En un entorno tan global como el que vivimos es imposible pensar que una empresa -más aún, cuando su foco es el B2B- pueda frenar su actividad o proporcionar un nivel de servicio menor o una calidad inferior, simplemente porque sus equipos están de vacaciones.

Isabel Pomar, CEO de Datisa dice que “la tecnología es un buen aliado para garantizar que el negocio sigue su curso aún cuando la empresa dispone de menos recursos. Automatizar funciones, planificar tareas y facilitar el acceso -también en remoto- a la información necesaria evita que se paralice la toma de decisiones, simplemente, porque los responsables no se encuentran en la oficina”.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales -ERP- ayudan a las pymes a organizar y distribuir los procesos y las funciones y proporcionan una visión global del estado de situación de la compañía para facilitar la toma de decisiones -incluso, en la distancia- si los responsables están de vacaciones o fuera de la oficina por cualquier otro motivo.

Desde Datisa se explica que hay tres razones fundamentales por las que los ERP se han convertido en el mejor aliado de las pymes que se van de vacaciones:

1. Automatizar. Un ERP facilita la automatización de tareas administrativas que son repetitivas y que aportan escaso valor al negocio. Son funciones que antes se hacían de forma manual (generación de facturas, presupuestos, albaranes, pedidos, …) Pero, estos sistemas también son capaces de automatizar otras tareas que son más estratégicas desde el punto de vista operativo y funcional. Incluso, funciones core para el negocio. Está claro que la automatización -basada, eso sí, en la certeza del dato- libera tiempo para poder dedicar a otras cuestiones, quizá más productivas o innovadoras. Pero también hace que, al reducirse el componente humano, las personas puedan redistribuirse mejor en los períodos vacacionales para que la organización siga prestando sus servicios al mismo nivel de excelencia de siempre.
2. Planificar. La información que proporcionan los sistemas ERP permite realizar estimaciones o aproximaciones muy realistas basadas en escenarios futuros. Pero, planificar, para una pyme es algo más que preparar unos presupuestos. Planificar, en el más amplio sentido de la palabra, para una pyme implica adelantarse a las posibles necesidades que puedan surgir -también de personal- en períodos concretos. Es decir, que si teniendo en cuenta los datos de años anteriores o basándose en los objetivos establecidos, o en la estacionalidad del negocio, la organización prevé un incremento de la actividad, precisamente en aquellas épocas en las que contará con menos recursos humanos, esta información le permitirá prepararse, organizar y distribuir sus equipos para garantizar la calidad de su servicio.
3. Facilitar el acceso a la información. Esta es precisamente una las principales fortalezas de un ERP. Algo aparentemente tan sencillo como el acceso a los datos. Y es, también, una de las claves que hacen de este sistema, una herramienta indispensable para las pymes durante los períodos de vacaciones o ausencias largas. Facilitar el acceso a la información es importante para hacer que, bien en la distancia -siempre que sea necesario, porque las vacaciones son para descansar- bien en caso de ausencias continuadas, cualquier persona autorizada, pueda acceder de un modo sencillo a la información. Las pymes son organizaciones versátiles y con una capacidad de adaptación innata. Sus recursos también. Por lo tanto, facilitar el acceso al dato puede, al mismo tiempo, agilizar los procesos, incluso cuando sus responsables no estén.

Es evidente que una pyme, por su naturaleza y estructura, tienen un funcionamiento más ágil que las grandes corporaciones. Hablamos de compañías más flexibles y con recursos mucho más versátiles. Por eso, sus equipos, pero también su tecnología tienen que responder en la misma línea.