Una implementación para su Gestión de Compras desplegada por … Robots

Para muchas organizaciones, la prueba más tangible de la transformación es la forma en que se implementa y se saca provecho a la tecnología actual. La digitalización, o la conversión de procesos manuales en un sistema centralizado, para acceder a ellos desde cualquier posición de la organización, representa una enorme oportunidad de transformación. La tecnología de aprovisionamiento no es una excepción y, gracias a la nube, ahora es más fácil que nunca implementar nuevas soluciones.

Pero ¿estamos en condiciones de considerar a las implementaciones como candidatas a ser gestionadas vía procesos automatizados? A medida que tecnologías, como la Automatización Robótica de Procesos (RPA), se aplican con mayor asiduidad sería irresponsable no considerarla, al menos su capacidad, para ayudar en la implementación de la tecnología de compras.

RPA utiliza rutinas o “robots” para ejecutar procesos repetidos basados en reglas, y es por ello por lo que cualquier contacto que se haya tenido con RPA ha implicado, con total seguridad, su evaluación como una alternativa para los servicios de subcontratación táctica. Lo mismo ocurre con otras tecnologías avanzadas (IA, aprendizaje automático, computación cognitiva, etc.). A estas tecnologías se las ha analizado básicamente por su potencial utilidad para otros departamentos de su compañía, sin embargo, también representan una oportunidad para el departamento de compras.

Es necesario constituirnos como consumidores y evaluadores de tecnologías emergentes como la tecnología RPA. De hecho, todas las partes implicadas en la implementación de sistemas de aprovisionamiento tienen la oportunidad de beneficiarse de la precisión, eficiencia y accesibilidad de dicha tecnología.

Clientes

Dado que la mayoría de las empresas ya cuentan con algún sistema para gestionar sus compras, la implementación de algo nuevo requiere la toma de decisiones sobre qué hacer con los datos históricos, los perfiles de usuarios o los procesos implicados. Estas informaciones, que se encuentran en un formato estructurados, deberían poderse trasladar a un nuevo sistema en función de un conjunto de reglas a determinar. Este tipo de “construcción de puentes” es una tarea hecha a la medida para la tecnología RPA. En lugar de dejar atrás la información y arriesgarse a que el usuario dependa del sistema de gestión anterior, o enfrentarse al esfuerzo repetitivo y hercúleo que supone la importación manual de dichas informaciones, el RPA puede automatizar la mayor parte de esta transición. Este planteamiento permite que sólo las excepciones requieran de la intervención humana.

Proveedor de Soluciones

Una de las características que permiten categorizar a un proveedor de soluciones como fiable en lo que respecta a implementaciones es su capacidad y experiencia para realizar un gran número de proyectos. La experiencia garantiza conocer qué pasos son los más críticos y qué aportaciones de los usuarios tendrán el mayor impacto en la adopción de la solución a implantar. Los proveedores de soluciones eficientes también deben saber qué partes del proceso de implementación son oportunidades para optimizar el valor de cada uno de los procesos y cuáles son sólo etapas tácticas. Los mejores proveedores de soluciones conocen exactamente qué tiempo requiere cada etapa del proyecto de implantación. Si las etapas tácticas (limpieza de datos, el enriquecimiento de los mismos, la categorización…) pueden acelerarse usando RPA, pueden reducir en gran medida la duración de la implantación, afectando decisivamente en la optimización de su coste.

Consultores

Irónicamente, el aprovechamiento de la tecnología RPA que se proporciona a los equipos de consultoría es distinto del que aplican los fabricantes de soluciones de gestión. Mientras que los proveedores de soluciones pueden agilizar las etapas tácticas, comúnmente repetidas, mediante el uso de RPA, los consultores pueden usarla para concentrarse en detectar las diferencias entre implementaciones. Las grandes empresas de consultoría ganan dinero ejecutando a gran escala. Esto a menudo hace que sus clientes se sientan como si hubieran recibido una solución resultante de “corta y pega”, pero con un precio de proyecto personalizado. Cuando los consultores son capaces de centrar su atención y esfuerzo en las excepciones, pueden proporcionar más valor a sus clientes y construir relaciones sólidas que representen una ventaja competitiva para futuros proyectos.

Muchas de las discusiones actuales acerca de la tecnología avanzada y la automatización siguen pareciendo ciencia ficción, especialmente desde que las empresas pioneras tienden a ser las más grandes y progresistas de sus mercados. ¿Y qué hay del resto de nosotros? La implementación del sistema es una aplicación práctica para RPA, que ayudará a determinar qué fabricante de soluciones es el más adecuado a la hora de emprender el viaje a la digitalización de las compras, y al mismo tiempo, reducirá el riesgo y el coste asociado a cualquier implementación.

Fuente: SynerTrade