¿Por dónde empezar con una Suite de Compras?

Es importante, por lo tanto, poder encontrar la respuesta más adecuada a la pregunta: ¿cuál es el primer paso a dar cuando se desea implementar una Suite de Procurement? En este artículo evaluaremos cada una de las opciones posibles.

Comenzando con Procure-To-Pay, solución encargada de liberar al Departamento de Compras de tareas repetitivas en procesos de alta de pedidos de compra y en las tareas de aprobaciones en función de los procedimientos internos de las compañías. El uso de soluciones Procure-To-Pay permitirá a los solicitantes la búsqueda sencilla de sus necesidades (productos y servicios), a partir de catálogos internos o externos. Esto eliminará muchas de las interacciones entre solicitantes y compradores, y a la vez se conseguirán desde el primer momento unas solicitudes de compras mucho más precisas.

Comenzando con la Gestión de Proveedores, se alcanzará un nivel superior en la calidad del dato de cada proveedor (incluyendo el control más preciso de sus certificaciones), tanto en el caso de los existentes como en el de los nuevos proveedores. Adicionalmente, se minimizará el esfuerzo de captura de datos de proveedores a partir de entradas que alimenten ellos mismos, gracias a componentes como el Auto-registro o el Portal del Proveedor.

Comenzando con la Gestión de Contratos se aumentará drásticamente la “aplicación de las mejores prácticas” para todos los contratos futuros, ya que se evitará el uso de contratos no actualizados por el Departamento Legal, que tendrán acceso para garantizar la modificación de las plantillas de contratos con nuevas cláusulas o nuevas regulaciones. Para la mayoría de los usuarios, podría decirse que la funcionalidad más demandada de una nueva solución de gestión de contratos es su capacidad para encontrar contratos, incluso en el caso de manejar cientos de miles de contratos (SynerTrade es un ejemplo en este sentido). En segundo lugar se encontraría la capacidad de avisar sobre próximas finalizaciones en la vigencia de contratos, garantizando el control de las renovaciones automáticas.
¿Cuál es nuestra recomendación?

Basándonos en la experiencia de 20 años prestando servicios en el mercado, consideramos que la mejor opción es empezar por buscar:

¡Transparencia y Ahorro!

Siempre me he preguntado por qué las decisiones estratégicas se toman a menudo a partir de la obtención de informaciones que no son 100% fiables. A menudo, no todos los gastos incurridos se consideran en la solución de Análisis de Gastos, ni tampoco existe una definición extensa de parámetros analíticos del gasto. Además, debido a las fusiones y adquisiciones, muchas “Nuevas Compañías” tienen dificultades para ver consolidado el gasto worldwide, procedente de distintas divisiones, y tampoco pueden determinar la escala temporal del gasto.

Dicho esto, SynerTrade recomienda encarecidamente implantar una gestión de gastos reales y fiables. Si ésta no fuera la situación actual, lo más adecuado es encargar a personal especializado la limpieza y armonización de sus datos, así como la definición de las variables de análisis. La solución debería soportar análisis por niveles de la estructura organizativa de cada proveedor, a nivel de grupo o de empresa del grupo, además del detalle del gasto de cada registro del Maestro de Productos y Servicios.

Cuando se logra esta transparencia de la información, el comprador estratégico encontrará decenas de oportunidades con las que iniciar proyectos estratégicos de mejora del ahorro del gasto (siempre y cuando estemos hablando de una solución fácil de usar). Podemos mejorar aún más a partir del uso del Análisis Predictivo, que puede recomendar áreas de mejora específicos.

El mejor de los casos pasa evidentemente por manejar un sistema de Análisis del Gasto integrado con los procesos de negociación, evaluación y gestión de la demanda. La existencia de esta integración facilita en gran medida la navegación desde una visión especifica en el Análisis del Gasto (p.e. para una división, una categoría de compra o un territorio), hasta la ejecución de procesos del día a día de las compras, como por ejemplo una negociación con proveedores específicos.

Proporcionar este nivel de transparencia garantiza un impulso diferencial a sus procesos de compras y crea el soporte adecuado para implementar posteriormente sistemas de Gestión de Proveedores, de Procure-To-Pay y de Gestión de Contratos.

En resumen, nuestra recomendación, en la mayoría de los casos, pasa por:

• Ver lo que se gasta
• Comience nuevas iniciativas
• Alcance ahorros objetivos
• Limpie datos maestros de proveedores
• Implemente Procure To Pay
• Y, a continuación, implemente la Gestión de Contratos
• Si bien puede darse el caso de que una cierta necesidad implique una secuencia de actividades en un orden diferente. Como siempre, las excepciones confirman la regla