Comparación entre la facturación digital y la electrónica

Con todo el “bombo” que rodea hoy en día a los procesos digitales (ejemplos de vocabulario habitualmente utilizado para diferenciarse de otros: digitalización, transformación digital…), podría pensarse que la facturación digital es la forma óptima de gestión de las facturas. Sin embargo, tiene sus límites. Un archivo PDF es un objeto digital, al igual que un documento de Word, una fotografía e incluso un archivo de texto en formato libre. Digital significa simplemente que la información se ubica en un sistema de gestión, es decir, una aplicación, en lugar de almacenarse en papel. Aunque una copia electrónica es manejable, fácil de enviar vía correo electrónico y, por lo tanto, es mejor que un documento físico, puede que no aproveche las capacidades funcionales de los sistemas de gestión porque resulte que no es más que un archivo que no puede leerse por una aplicación. El documento digitalizado no siempre equivale a un registro de datos manejable por los aplicativos, los cuáles proporcionan acceso a cada una de las informaciones independientemente de la posición física que tengan en el documento. Tomar una foto de una factura en papel técnicamente la convierte en digital, pero eso no hace que los datos de esa factura sean accesibles para la mayoría de los programas de software.

La alternativa a la factura digital es la factura electrónica. En lugar de tratarse de una imagen, las facturas electrónicas equivalen a registros con datos en un formato al que un sistema/software puede acceder e interpretar. Las facturas electrónicas cambian las reglas de juego para las empresas que buscan invertir en la automatización de facturas o en la automatización del proceso P2P end-to-end, pero no siempre se utilizan formatos amigables o convenientes para las personas involucradas en los procesos de facturación.

Automatización gracias al 3-way-matching (triple confrontación)

Independientemente de lo lejos que haya llegado la tecnología de los procesos de compras, todavía no existe un estándar más avanzado que el de la confrontación de los 3 documentos básicos: desde la orden de compra hasta la factura, pasando por el albarán. La realización de este tipo de validación asegura que se reciba el producto o servicio correcto (se tiene la información básica en el albarán, información derivada de la contenida en el pedido, si bien puede haber desviaciones pero los sistemas se encargarán de detectarlas), asegurando también la compra pueda ser atribuida, aprobada y confrontada con un presupuesto de gasto destinado a una persona, grupo o centro de coste determinado y, además, asegura el pago de la cantidad correcta (en donde “correcta” se refiere a tener relación directa con lo recibido y lo pedido). Si manejamos facturas en papel o escaneadas, alguien deberá necesariamente de realizar manualmente la comprobación de éstas frente a lo que se ha pedido y lo que se haya recepcionado, y esto requiere una inversión significativa de tiempo y de recursos. Habitualmente podría ser necesario incorporar, de manera manual, datos de la factura física a varios sistemas de gestión. Si por el contrario, todos los detalles de una factura están accesibles para el sistema de gestión, sistema que también accede a los albaranes y pedidos de compra, el 3-way-matching se podrá ejecutar automáticamente y proporcionará las desviaciones entre los 3 documentos de manera rápida y sin intervención humana, reduciendo el análisis manual solamente para las excepciones detectadas.

Automatización de la relación entre Contratos y Facturas

Tanto las órdenes de compra como las facturas deben estar asociadas a un contrato válido. Si el contrato está disponible electrónicamente en el mismo sistema de gestión, creamos un entorno ideal de colaboración con los proveedores, los cuáles podrán incorporar sus facturas directamente a partir de la información de los pedidos o contratos. Esto no sólo reduce los tiempos de proceso de un departamento de compras, eliminando tareas de escaso valor añadido, sino que coloca a la gestión de compras en un escenario equiparable al que está habituado el departamento de ventas.

Mejorar las relaciones con los Proveedores

Cuando la información se almacena digitalmente en lugar de electrónicamente, es habitual que el proveedor no pueda tener acceso a consultar cambios en el estado de la factura, que no pueda revisar de manera transparente qué acciones se han tomado por parte del departamento de compras para cada una de las facturas. Qué duda cabe que para un proveedor es muy importante contar con clientes que paguen sus facturas de la manera más rápida posible, pero lo es igualmente la capacidad de tener una completa visibilidad del proceso de aprobación y pago de sus facturas. Proporcionar esta visibilidad pasa por convertir las facturas digitales en registros de datos, que resultan fácilmente actualizables y se comparten instantáneamente. En este caso, cada vez que la factura electrónica cambia de estado, los proveedores pueden ver actualizada la nueva situación, aumentando así su confianza en el proceso de pago y su consideración por el cliente.

Entonces, ¿qué es lo próximo?

Si bien hoy en día existen sistemas que proporcionan algunas de las capacidades descritas, siguen apareciendo nuevas opciones que facilitan el día a día en la gestión de las facturas de proveedores. Un ejemplo de estas nuevas capacidades es la combinación de la cámara fotográfica de un smartphone con la tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR). Si la factura fotografiada se corresponde con un formato estandarizado, un programa de OCR podría extraer fácilmente los metadatos necesarios para convertir la factura digital (foto) en un formulario electrónico completo, poniéndolo a disposición de un sistema que aplicará procedimientos automatizados y facilitará la comunicación con los proveedores en el momento en el que se produjera cualquier cambio de estado de la factura.

Tanto las facturas digitales como las electrónicas representan una mejora significativa con respecto a procedimientos pasados, procedimientos basados en el soporte papel. No hay que olvidar que, hoy en día, los negocios se llevan a cabo “sobre la marcha”, en cualquier lugar y en cualquier momento. Hacer que las facturas sean accesibles a través de capacidades digitales y electrónicas es un elemento crítico para facilitar la vida de los solicitantes, los aprobadores y los proveedores. Se trata de una oportunidad de mejorar sus procesos, que deberán sopesar las ventajas de las facturas digitales (compartibles con los dispositivos móviles), con respecto a las ventajas de las facturas electrónicas. Aunque esto no se para aquí. Las tecnologías para optimizar la gestión de las facturas siguen evolucionando al tiempo que las soluciones P2P.

Fuente: Synertrade