El Catálogo no es la meta…

Conviene a veces mirar hacia atrás para recordar de donde se viene. Como ya se ha comentado en otros artículos, en los últimos años se ha producido una oleada de fusiones, que han llevado consigo que la nueva compañía formada tuviera a su disposición distintas soluciones para la misma gestión, tantas como empresas hubieran formado parte de la fusión. Esto suele configurar un escenario ciertamente “enloquecedor”, ya que:

1. no se trata de tener el mayor número posible de catálogos, sino sólo aquellos que se necesitan.
2. es importante asegurar que se encuentra el producto más adecuado, y ésto no requiere complejas reglas de búsqueda en catálogo. Esta complejidad nos la podemos encontrar si tenemos que manejar distintas soluciones.
3. la experiencia de usuario (usabilidad) ha de ser efectiva a la hora de mejorar los procesos, y no sólo ha de considerarse confusamente “bonita”.

Recuerde los puntos clave que hicimos en nuestro último artículo sobre el por qué debería actualizarse el catálogo (no hablamos de la actualización de la plataforma, ya que, podría ser más que adecuada para cubrir las necesidades de su organización):

1. pone a disposición de los solicitantes los acuerdos realizados, asegurándose su uso y garantizando la consecución de los ahorros previstos, y todo de manera sencilla
2. facilita la verificación de lo que se contrata por parte de los compradores, de manera que contamos con más criterios para aplicar nuestras preferencias
3. gestiona mayor porcentaje de los gastos organizativos
4. , y debido a lo anterior, se garantiza un mayor control de los costes

Proporcionar el Control de Costes

Centrémonos en esta idea: proporcionar. Los mejores procesos de compras son aquellos que posibilitan una mejor comprensión de los gastos en los que se ha incurrido. Cuando el gasto se realiza por medio de tarjetas de compra o se derivan de las hojas de gastos de los empleados, resulta difícil conocer qué productos o servicios se han contratado y, por lo tanto, qué otras alternativas serían posibles o qué contratos serían convenientes tener para poder optimizar el gasto.

Recuerde, primero se ha de hacer foco en las categorías de compras que tengan un mayor potencial de ahorro, derivado de la comparativa entre el gasto real y el estimado. El nivel de ahorro depende de dos factores: el volumen y el diferencial de precio por unidad. Si no se tiene una visión real del volumen de gasto de la categoría ni tampoco qué productos son los potencialmente “comprables” (y su diferencia de precio con respecto al precio actual de mercado de los productos preferidos), nunca se podrá determinar qué categorías son aquellas en las que se ha de priorizar las tareas de optimización de niveles de ahorro.

No siempre son las categorías con mayor nivel de gasto las que ocultan los mayores ahorros. Lo más probable es que se estén negociando más agresivamente las condiciones de compra para dichas categorías, alcanzándose cifras que suelen rondar entre el 2-4% de ahorro (acompañando el proceso de compra con una buena administración de los niveles de stocks y de tesorería).

Sin embargo, a menudo se ignora algunas categorías con un menor gasto (entre 1 y 5M €), en donde más de la mitad de dicho gasto no se gestiona a través de precios negociados. Supongamos que tuviéramos 5 de estas categorías cuyo gasto no está afectado por contratos y que suman un gasto total de 10M €. Lo más probable es que el promedio del “exceso del gasto” esté comprendido entre el 10% al 30%. Si suponemos un nivel de ahorro potencial del 15%, se podrían obtener rápidamente ahorros del orden de 1,5 M. €. Incluso suponiendo una desviación del 3% del objetivo de ahorro, una petición de ofertas a 3 proveedores proporcionaría fácilmente un ahorro de 1,2 millones de euros.

Por lo tanto, los catálogos no son el fin, son los facilitadores. El verdadero valor de una solución se alcanza cuando se trata de una plataforma end-to-end, facilitando la gestión no sólo del aprovisionamiento estratégico y del aprovisionamiento diario, sino también la gestión de las numerosas categorías que, conjuntamente, suponen el 20 % del gasto total. Es para estas categorías de gasto en donde se encuentran los mayores ahorros potenciales, hablando en términos porcentuales. No existe una estrategia única para la gestión de estas categorías. Algunas han de alimentarse en el catálogo, otras se gestionarán con una solicitud de oferta con una sola ronda y para 3 ofertas. Existirán otras que deberán ser promovidas a categorías estratégicas, existentes o nuevas. Algunas se subastarán regularmente. Tal vez en algún caso será necesario cambiar la estrategia de obtención de ahorro en función de los cambios en su mercado. Si todas estas gestionen están disponibles en una plataforma de compra, tiene grandes posibilidades de mejores los niveles de ahorro de las compras.

Por lo tanto, se necesita algo más que un catálogo, necesita una plataforma integrada “end-to-end” alrededor de ese catálogo para conseguir optimizar el nivel de ahorros.