El Ayuntamiento de Málaga, dentro del Plan de Acción en Calidad que recoge la convocatoria anual de Premios a la Calidad y la Innovación con el objetivo de impulsar, motivar y reconocer los esfuerzos que desde distintos ámbitos de la Organización Municipal se realizan en pro de la implantación de mejoras en los servicios, ha concedido el “Premio a las Buenas Prácticas sobre Simplificación 2015” a un proyecto de consultoría en el que Tecnocom ha participado, cuyo objetivo era la definición, funcional y normativa, del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos del Ayuntamiento de Málaga (GDeMA).
Se trata de un galardón que trata de reconocer las actuaciones relacionadas con la simplificación de trámites y servicios, tanto con carácter externo (e-administración) como interno (Oficina sin papeles). Y en su concesión ha participado un jurado integrado en su mayoría (a excepción de la secretaría y presidencia) por expertos en calidad de reconocido prestigio no pertenecientes a ninguno de los departamentos que integran el Ayuntamiento de Málaga.
En la ejecución del proyecto, Tecnocom ha dado soporte en todas las tareas de definición del sistema, a través de la revisión, actualización y/o elaboración de las políticas, procedimientos e instrumentos relacionados con el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos.
El proyecto
La iniciativa se enmarca en los objetivos de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, y del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica y las Normas Técnicas de Interoperabilidad que lo desarrollan. El espíritu de estas normas señala que la cooperación entre las Administraciones Públicas es esencial para proporcionar los servicios a los ciudadanos y garantizarles su derecho a relacionarse con ellas por medios electrónicos, dicha cooperación requiere unas condiciones tales que permitan dar fluidez e interoperabilidad a esta relación.
La administración pública tenía fijados unos plazos límites para la implantación de esta normativa y el Ayuntamiento de Málaga, a través del Centro Municipal de Informática, se plantearon la realización de una serie de proyectos dentro del Modelo de Administración Electrónica Municipal y, más en concreto en el Programa GDeMA, cuyo objetivo era la definición desde el ámbito funcional, normativo y tecnológico del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos del Ayuntamiento de Málaga (GDeMA).
Para llevar a cabo este proyecto, el CEMI licitó la contratación de una asistencia técnica o consultoría documental externa, que adjudicó a Tecnocom. Los trabajos llevados a cabo por Tecnocom en este proyecto han sido fundamentalmente la revisión del Modelo de Gestión de Documentos electrónicos y el desarrollo de otros aspectos de sus componentes para la aplicación del Esquema Nacional de Interoperabilidad, ENI, y resto de normativa afecta en el Ayuntamiento de Málaga.
Dentro del servicio de asistencia técnica, Tecnocom ha revisado, completado y/o definido la mayoría de los entregables que componen el marco conceptual de GDeMA. Esta revisión/definición, no solo le va a permitir al Ayuntamiento cumplir con las obligaciones que a nivel organizativo exige esta normativa, sino que con ello logrará sentar las bases sobre las que implementar el sistema de gestión de documentos electrónicos, de forma que esta implementación le permita a los sistemas de información de la organización y a los procedimientos a los que éstos dan soporte, compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos, con el fin último de permitir el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes de los ciudadanos a través del acceso electrónico a los servicios públicos.
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