En el año 2020 los Millennials supondrán el 50% de la población de nuestras oficinas y cuando alcancemos el 2025 esa cifra habrá alcanzado ya el 75% del total. Significa esto que la primera generación que ha nacido con Internet irá teniendo en sus manos desde ese momento las grandes decisiones de cómo habrán de ser nuestros centros de trabajo. Hablamos de un plazo muy corto de tiempo, apenas una década.
Según Ofita, el modelo de oficina tradicional no responde a sus necesidades; las empresas están modificando sus formas de trabajar, y éstas requieren espacios diferentes para atraer y retener a esa nueva generación que ya está llamando a la puerta.
Los millennials exigen nuevas culturas empresariales, más abiertas y horizontales, y gracias a la tecnología pueden trabajar hoy desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Estas nuevas culturas empresariales van unidas a conceptos de trabajo flexible. Sus horarios no son fijos. Prefieren esa flexibilidad a ganar más económicamente y hacerlo desde cualquier sitio. Los espacios de trabajo serán así multifuncionales y versátiles / reconfigurables.
Ellos deciden cuándo van a la oficina, y esto hace que a la hora de diseñar una oficina ahora primen cuestiones como: ¿cuánto tiempo estás en la oficina; cómo colaboras con tu equipo; qué tipo de espacio necesitas? ..
Es decir, la oficina se planifica hoy en función de la presencia real de los empleados frente a la asignación tradicional: un trabajador, un puesto de trabajo.
Por esta razón, explica Ofita que cada vez más empresas recurren al sistema de “no territorialidad” como alternativa a los puestos de trabajo personalmente asignados. Los empleados no tienen un puesto determinado; para ellos, cualquier espacio es un área de trabajo.
Cambia también el diseño de la oficina (más desenfadada, informal, viva…) y la propia manera de utilizar el espacio: se le han dado nuevas funcionalidades, por ejemplo, un área de descanso es también un lugar ideal para celebrar reuniones informales con sus colaboradores o para trabajar concentrado.
Un rasgo vital para los millennials es la pertenencia a una comunidad. La hora del café forma parte del trabajo y ya no es un momento de desconexión sino de coworking dentro y fuera de la oficina. Su puesto fijo es Internet.
Según el estudio “More than one” de Ofita, pasamos el 60% de nuestra jornada laboral reunidos o colaborando con otros; por ello, el número de despachos disminuye drásticamente y el espacio reservado a las áreas colaborativas asciende hasta el 65% en las nuevas oficinas. El 61% de las reuniones son programadas, y tienen una duración media de 23 minutos; y el 39% son imprevistas con una duración de 18 minutos. Por este motivo, las oficinas 3.0 deben tener muchos espacios que favorezcan la reunión improvisada, sin necesidad de reserva.
Destaca el diseño cada día más informal de los espacios de reunión o colaboración: sofás, pubs, zonas de juego… cada día más cercano al mundo del hogar.
Estas áreas conviven con otras diseñadas para los momentos de mayor privacidad, como los pone box… Las oficinas son multifuncionales. Como una ciudad cuentan con zonas de reunión, de ocio, de descanso, de concentración, que se van distribuyendo desde calles y plazas interiores.
Además, la oficina es más cálida y humana. Es allí donde pasamos una gran parte de nuestra vida, de manera que la idea es convertirla en una segunda casa, aunque compartida, claro; transformarla en ese espacio común en el que esta nueva generación puede desarrollar ese sentimiento de comunidad que le define.
Resumen de tendencias, según Ofita:
- No asignación de puestos de trabajo – “no territorialidad”
- Diseño del espacio según presencia real del trabajador en la oficina
- Reducción de despachos del 60%, y Protagonismos absoluto de los espacios colaborativos o compartidos
- Innovación: Se ve en cada proceso, está presente en los recursos con los que contamos a la hora de trabajar, en la forma de contactar con el cliente, en la imagen de marca, las llamadas telefónicas o los viajes de trabajo.
- Comunicación: El espacio de trabajo debe contar con un mobiliario que facilite la comunicación interna -espacios abiertos, disposición cómoda de las mesas, lugares de reunión, salas de recepción…- y externa –videoconferencias, charlas online, streaming.
- Distensión: Las oficinas necesitan estos espacios de distensión para integrarlos en el propio trabajo diario y que lo potencien y beneficien: momentos de reflexión, charlas informales entre empleados, tiempos de brainstorming… Por ello, se diseñan muchos espacios informales.
- Movilidad: Los beneficios de acceder al trabajo donde sea y como sea son enormes.
- Flexibilidad, respecto a horarios, ubicación y funciones.
- Humanización – diseño cada día más parecido al hogar.
- Comodidad: la tecnología genera oficinas cómodas en las que la iluminación, temperatura, accesibilidad, disposición, localización y trabajo son más fáciles, permitiendo entornos en los que el empleado se siente bien. Esto influye directamente en la forma de trabajar y aumenta la productividad.
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