Por qué la escalabilidad es clave a la hora de elegir una solución de firma electrónica

La incorporación de la firma electrónica en las empresas lleva años avanzando y vemos incluso que se está acelerando. Pero también vemos a menudo que, dentro de una misma compañía se están usando distintas soluciones de forma dispersa e inconexa. Esta dispersión de soluciones de firma electrónica provoca fricciones e impide que la digitalización dentro de la organización pueda avanzar rápidamente.

Y es que, para elegir un proveedor de firma electrónica, además de analizar los factores habituales como la facilidad de uso de la solución o “usabilidad”, la seguridad jurídica del proveedor o el coste, hay una variable muy importante de la que se habla poco y que ha devenido clave si una organización empresarial quiere crecer rápidamente en el uso interno de la firma electrónica: la escalabilidad.

Pensar en los distintos departamentos

Escalabilidad significa que la solución pueda incorporarse progresivamente en todos los departamentos y procesos de una organización, por muy compleja que sea. Por ejemplo, una empresa puede empezar a digitalizar la firma de los contratos laborales y demás documentos de RRHH, y progresivamente haga lo mismo con el departamento legal y comercial (firma digital de contratos con clientes, proveedores y partners, procesos de onboarding o de KYC), pasando por el departamento de operaciones y contabilidad (firma digital de facturas, albaranes de entrega o procesos de auditoría internos).

Josep Nebot, director de ventas en Connective, recomienda que la solución de firma electrónica elegida desde el inicio disponga de un abanico amplio de funcionalidades que satisfaga las necesidades en todos los departamentos. Aquí os dejo una lista de algunas de las funcionalidades de mayor uso entre los clientes de Connective:

• Firmas secuenciales y/o en paralelo;
• Métodos de firma múltiples;
• Envío de documentos con firmas opcionales o documentos adjuntos;
• Formularios o documentos editables;
• Firma masiva de documentos (bulk signing);
• Crear flujos documentales con múltiples firmantes, aprobadores de documentos, receptores automáticos, poder reasignar la firma a otra persona o poder firmar grupalmente un documento; o
• Enviar para la firma documentos con fechas de caducidad como una oferta laboral o comercial, o parametrizar avisos legales complementarios a la firma.

Múltiples usuarios y grupos de usuarios

Facilitar la escalabilidad es también que la solución permita crear usuarios ilimitados, para así facilitar su uso en toda la organización, y para ello es básica la capacidad de personalizar los niveles de acceso de los usuarios, así como crear grupos de usuarios ilimitadamente para poder gestionar de forma compartida documentos en proceso de firma.

Desplegable internacionalmente

Adicionalmente, escalabilidad es también que la solución pueda usarse en todas las filiales nacionales o internacionales de un grupo empresarial. Para ello, es importante:

• Que se permita el uso ilimitado de distintos brandings o personalizaciones de logos y colores corporativos, o que se dispongan de todos los idiomas que usa la organización y sus clientes para que cada persona que deba firmar electrónicamente un documento reciba las notificaciones en su lengua materna;
• Que la empresa proveedora de firma electrónica y su tecnología esté autorizada o validada para actuar como tercero de confianza en Europa (Reglamento eIDAS) y en otros países donde la organización tenga intereses. Connective, por ejemplo, además de cumplir con la regulación europea (eIDAS), ofrece una solución certificada bajo la normativa Zertes de Suiza o el UETA y eSign Act de Estados Unidos de América.
• Que se dispongan de métodos de identificación y firma electrónica avanzados y cualificados de uso local o nacional. En este sentido, Connective ofrece una Plataforma abierta que permite incorporar cualquier método de identificación digital y cualquier método de firma electrónica. Algunos ejemplos: Bélgica (eID, itsme, lawyersID), Luxemburgo (LuxID), Suecia y Noruega (BankID), Países Bajos (iDIN), España (DNI Electrónico, Camerfirma), Francia (France Connect y las numerosas identidades digitales allí disponibles), entre otros. Esto permitiría, por ejemplo, que empresas españolas con actividad internacional realizaran procesos de onboarding de ciudadanos de esos países utilizando un sistema de identificación cualificado habitual en su país, generando una mayor seguridad jurídica.

Además, hay otros métodos de identificación “globales” que están en auge y que también es importante disponer como alternativas. Connective, por ejemplo, dispone de métodos de Videoidentificación que permiten la emisión de Certificados Cualificados y Avanzados de forma totalmente remota y válidos en toda Europa.

Posibilidades de integración

Por último, escalabilidad también es poder integrar la solución de firma electrónica en cualquier CRM, ERP o, en general, en cualquier software de gestión. Mediante estas integraciones, un usuario puede crear y preparar un documento para la firma, enviarlo, hacer el seguimiento y recibirlo ya firmado sin salir de su sistema de gestión habitual, reduciendo el riesgo de errores y mejorando enormemente la eficiencia de su tiempo. Además, si la solución de firma electrónica está disponible en la nube será importante para facilitar su mantenimiento automático y la actualización continua con nuevas mejoras. Si una empresa realiza el esfuerzo de digitalizar un proceso empresarial, será crucial que a la hora de elegir el proveedor de firma electrónica se mire más allá de ese proceso concreto que se quiere empezar a digitalizar, y se elija una solución pensando en el uso integral dentro de la organización.