Qué debes saber para cumplir con la ley antifraude y evitar la doble contabilidad

Tras la aprobación, el pasado mes de julio, de la Ley 11/2021, conocida como Ley Antifraude, tanto las empresas como las personas que desempeñen una actividad económica deberán llevar al día sus registros contables. Y la información de las facturas que emiten. Queda terminantemente prohibida la contabilidad en B. Y, cualquier software contable que se utilice tiene que garantizar la integridad, conservación, inalterabilidad y trazabilidad de los registros. Por lo tanto, también queda prohibida la utilización del software de doble uso para gestionar la contabilidad de cualquier negocio.

El software de doble uso es un sistema excesivamente laxo que permite llevar diferentes contabilidades o no reflejar determinadas anotaciones transaccionales. Estos sistemas, cuyo uso penaliza expresamente la nueva Ley Antifraude, permiten registrar operaciones diferentes a las anotaciones que se han realizado. Y modificar las que ya están registradas. Es decir que dan pie a la creación de las famosas “Cajas B”, que es lo que pretende eliminar la Agencia Tributaria.

Isabel Pomar, CEO de Datisa dice que “la Ley 11/2021 obliga a las organizaciones a adaptar sus programas de contabilidad y facturación, en los que se engloban los ERP a los requerimientos normativos. El problema es que el legislador nos dice el qué y no el cómo, por lo que sólo podemos cumplir con el espíritu de la ley. Estamos a la espera del desarrollo reglamentario de esta normativa con el fin de complementarla e introducir parámetros objetivos que puedan definir cuándo se incumplen los requisitos establecidos en la misma. Por lo que hoy, más que nunca, es importantísimo tener los programas actualizados y al día”

Las empresas deben garantizar la integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de sus registros. Algo que solo pueden hacer con la fiabilidad y velocidad que exige la nueva normativa, utilizando un sistema ERP actualizado. Eso sí, un software flexible y fácil de utilizar que incluya las actualizaciones pertinentes y que impidan su doble uso.

Pero, garantizar la integridad y conservación de los datos no depende sólo del programa. Como explica Isabel Pomar, el papel del sistema informático también es clave, especialmente, en cuanto a las medidas de seguridad del servidor y de la BBDD. En los sistemas On Premise el responsable es el dueño de la licencia, mientras que en los sistemas Saas o Hosting lo es el proveedor.

Algunas cuestiones importantes que deben tener en cuenta las pymes para garantizar el cumplimiento de la nueva Ley Antifraude, respecto a su software contable son:

1. Programas adaptados a la nueva normativa. El ERP de Datisa, por ejemplo, está adaptado a la nueva normativa. Pero, además, en su nueva versión introduce algunos cambios que mejoran la trazabilidad de la información.
2. Atención a las posibles modificaciones posteriores a la Ley. Está previsto que el Legislador haga un desarrollo reglamentario de la normativa. La finalidad es complementarla e introducir parámetros objetivos para definir el incumplimiento de los requisitos establecidos. Queda abierta la posibilidad de que el software necesite certificación. Aunque el cuándo es todavía una incógnita. El equipo de desarrollo de Datisa permanece atento a las modificaciones que proponga la nueva disposición reglamentaria, respecto a los cambios que proponga la norma y la posibilidad de homologación de sus programas para ejecutar los cambios oportunos en los plazos que exija el futuro reglamento.
3. Seguridad respecto a las sanciones. Una de las cosas que más preocupa a las empresas cuando entra en vigor una nueva Ley, son las posibles sanciones que acarrearía su incumplimiento. En este sentido, desde Datisa se manifiestan claros al respecto. Cualquier pyme que utilice el ERP de Datisa tiene la seguridad de estar operando con un programa 100% legal.
4. Programas actualizados y confianza en el proveedor. Cuando hablamos de tecnología, las empresas buscan eficiencia, pero también, seguridad y transparencia. Por eso, ante los requisitos que estipula la nueva ley Antifraude respecto al uso del software contable, las pymes deben poder confiar en sus proveedores. Y tener la seguridad de que tomará las medidas necesarias para adaptar sus programas y sistemas a las modificaciones del nuevo reglamento. En todo caso, lo que sí deben hacer las pymes es mantener sus programas actualizados, incluyendo las nuevas versiones. En esta ocasión, la nueva Ley incide principalmente sobre los programas de contabilidad y facturación, por lo que habrá que poner el foco en ellos.

En definitiva, acabar con el fraude fiscal es el principal objetivo de una Ley que implica y obliga a todas las empresas por igual. En este sentido, las sanciones económicas asociadas al incumplimiento normativo van desde los 50.000€ para las empresas usuarias, hasta los 250.000€ para los fabricantes y/o comercializadores de software.