¿Qué ventajas aporta un ERP a las empresas que nunca han tenido uno?

A medida que las empresas van creciendo, se van incorporando nuevos empleados, se van organizando nuevos departamentos, se configuran sistemas y se estandarizan procesos para dar soporte, tanto a los empleados como a los clientes. Sin embargo, en muchos casos, en los que la tecnología no ha jugado un papel determinante, se produce un crecimiento “desordenado” que hace, por ejemplo, que el entorno financiero no pueda acceder en tiempo real a la información que se genera en el entorno comercial o que el área de producción no tenga un conocimiento detallado sobre lo que entra y sale del almacén.

Isabel Pomar, CEO de Datisa, asegura que “son situaciones que se ven más veces de las que nos imaginamos, bien porque las empresas experimentan una evolución tan rápida que se piensa más en el desarrollo del propio negocio que en las herramientas de gestión internas o bien porque no se confiere la importancia real que tiene la tecnología y su impacto sobre la elasticidad de la organización”.

En cualquier caso, son muchas las ventajas que aporta un sistema de gestión de recursos empresariales a todo tipo de organizaciones. Pero, es en aquellas en las que nunca han contado con este tipo de aplicativos, en las que mejor se aprecia su contribución para satisfacer las necesidades particulares de cada departamento e integrarlas en el conjunto global a través de un único sistema, centralizado, seguro y funcional.

Por lo tanto, además del acceso inmediato a la información, de la mejor planificación de recursos y de la mejor coordinación de las actividades, aquellas pymes que nunca han tenido un ERP para gestionar sus operaciones encontrarán ventajas adicionales como:

1. Mayor visibilidad de todo lo que sucede en el entorno del negocio y, a la vez, mayor transparencia sobre las decisiones que se toman. Un ERP ayudará a estas empresas a no tener que acceder a múltiples sistemas y no integrados para obtener el dato que necesitan en cada momento. De manera inmediata, en tiempo real, podrán acceder a toda la información que necesiten, cuando la necesiten y desde donde la necesiten. Es decir, el sistema proporcionará una imagen nítida sobre todo cuanto sucede en cada una de las áreas que conforman el negocio y qué impacto tienen las decisiones que se toman en cada una tanto, a nivel “interno” como en el resto de las áreas. Los paneles de control proporcionan, además, los indicadores clave necesarios para impulsar la coordinación interdepartamental y facilitar la toma de decisiones. Y, en todo caso, ayudará a trabajar mejor.
2. Cero redundancia. Al actualizar automáticamente la información se evita tener que introducir manualmente los datos una y otra vez lo que, a su vez, elimina la posibilidad de cometer errores por tener información redundante y agiliza todos los procesos, también los que tienen que ver con la atención al cliente. Con una vez que el cliente facilite sus datos será suficiente porque cualquiera de las áreas que conforman la organización y que tengan relación con él podrán acceder al dato ubicado en un mismo sistema. Disponer de una única fuente de verdad, además de proporcionar la seguridad necesaria, también ayudará a la organización a ser más flexible y ágil frente a los cambios.
3. Estandarizar procesos y ser más eficientes. Es decir que, establecer protocolos de actuación conforme a las reglas que mejor convengan al negocio. Esta estandarización, por ejemplo, en el modelo de cobros y pagos, permitirá al entorno de contabilidad o finanzas “rastrear” y gestionar de manera más eficiente los ingresos y gastos y, con ello, mejorar su capacidad de negociación, ya sea con clientes y/o proveedores.
4. Implementar dosis extras de flexibilidad. Un ERP flexible, que permita ir sumando o restando módulos en función de las necesidades reales del negocio, permitirá actualizar el sistema y adaptarlo al momento en el que se encuentra la organización. También hará que pueda beneficiarse de todas aquellas tecnologías emergentes que vayan surgiendo sobre la marcha y que puedan ser útiles para ir construyendo un sistema que escale con el negocio.