Repsol logra un ahorro estimado en más de 2 millones de euros al crear sus aplicaciones de negocio con Power Apps

En los próximos 5 años se construirán 500 millones de apps, más que todas las aplicaciones desarrolladas en los últimos 40 años, de acuerdo con las previsiones de IDC. Conscientes de la importancia de crear automatizaciones y aplicaciones de negocio de forma rápida, Repsol, la compañía multienergética global ha presentado el programa Do It Yourself (DIY). La iniciativa, sin precedentes en España, tiene el objetivo de extender el alcance de Power Platform, la herramienta de low code de Microsoft, en toda la organización.

Las cifras conseguidas durante este año han sido impactantes: Repsol estima un ahorro de más de 2 millones de euros. Los propios empleados de la compañía han construido más de 165 aplicaciones, producido hasta 6.500 flujos de trabajo con más de 38.000 ejecuciones gracias a Power Automate y Power Apps.

Repsol se ha convertido en un referente en transformación digital desde hace más de cuatro años, cuando puso en marcha su Programa Digital. Ha evolucionado hacia una empresa centrada en el cliente y orientada al dato gracias a productos propios como ARiA o Repsolver, que impulsan tecnologías como el big data y la Inteligencia Artificial. Hoy dan un paso más en su plan de crecimiento añadiendo a sus procesos herramientas como Power Automate, Power Apps y Power BI, que les ayudarán en su objetivo de aportar valor de forma continua y ágil a sus clientes y empleados a través de la tecnología y la digitalización de procesos.

Cada vez es más complicado que los departamentos de Tecnologías de la Información (TI) de las empresas puedan atender la demanda de apps, que se ha multiplicado por cinco. Ante este escenario, la automatización y las aproximaciones low-code (desarrollar aplicaciones sin código) permiten agilizar la ejecución de procesos: ofrecen a los empleados la capacidad de construir soluciones de forma rápida y sin tener que contar con habilidades técnicas complejas.

DIY, un programa a medida de las necesidades de Repsol

El Centro de Excelencia Do It Yourself (DIY) de Repsol busca fomentar el desarrollo de aplicaciones por parte de los propios empleados de la compañía con las que crear de forma rápida, sencilla y a medida todo tipo de aplicaciones y bots, sin necesidad de usar código, para cubrir diferentes necesidades de la empresa, independientemente del área al que pertenezcan.

Hasta el momento, el proyecto ha conseguido grandes resultados. Se han optimizado los procesos de los usuarios externos y mejorado considerable de su experiencia, aliviando notablemente la presión de los departamentos de TI. Esto permite una mayor disponibilidad de recursos para temas de mayor complejidad y criticidad, junto con el acceso a información sobre uso y rendimiento a través de paneles e informes. Además de asegurar el modelo de seguridad óptimo en la construcción de aplicaciones gracias a la gestión de la información que se realiza a través de Microsoft Dataverse.

Las tecnologías que se han contemplado son Microsoft Power Automate, para el desarrollo de flujos de trabajo, y Power Apps, para la generación de aplicaciones low-code. Dos soluciones que proporcionan experiencias integrales y optimizadas a través de una única plataforma creada en la nube de Microsoft.

“Creemos en las personas y en el concepto de comunidad. Asistimos a un escenario donde nuestros makers comparten habilidades y conocimientos mientras se logra impulsar la transformación digital y escalar el uso de tecnologías más rápido. El uso de la tecnología de Microsoft ha supuesto una mejora contundente a nivel de colaboración, agilidad y productividad de los equipos”, explica Javier Espasa, responsable del Centro de Excelencia DIY (Do It Yourself) en Repsol.

Un acompañamiento experto

Repsol se encontró con la necesidad de diseñar un entorno de gobierno que permitiera controlar el uso de estas herramientas low-code, al mismo tiempo que definir políticas que ayudasen a los usuarios en la creación de soluciones bajo el cumplimiento de buenas prácticas corporativas.

Ante esta situación, la compañía decide confiar en Kabel, partner de Microsoft, para que le acompañe en este camino. Kabel les ayudó a asegurar las necesidades de gobierno, estandarización, adopción y operación, exponiendo la potencia de estas tecnologías a través de una experiencia sencilla para los usuarios de negocio. Igualmente, se definieron políticas y modelos que facilitaron la adopción de estándares corporativos.

Se propuso la creación de un Centro de Excelencia (CoE), gestionado de forma conjunta por Microsoft y Repsol, fundamentado en cuatro grandes áreas de actuación:

• Estandarización. Definición de estándares y buenas prácticas, desarrollo de plantillas de documentación, blue prints, procesos repetibles y metodologías.
• Reutilización de activos. Identificación y catalogación de los activos existentes dentro de la organización, tales como activos humanos, relaciones, código y artefactos.
• Insights y análisis de rendimiento para la mejora continua. Desarrollo de informes y paneles que permiten el seguimiento, la medición y la extracción de conclusiones sobre el rendimiento de las iniciativas y esfuerzos del equipo.
• Orientación y gobierno. Guía mediante formaciones estandarizadas y soporte a través del Corner DIY. Un espacio virtual donde el equipo de Repsol y Kabel ayudan a los empleados a resolver las dudas que puedan surgir, realizando formaciones y generando contenidos, focalizando en las áreas funcionales para acelerar la ejecución y mitigar los riesgos mediante la orientación en prácticas probadas y componentes reutilizables.

En la hoja de ruta de la iniciativa se ha planificado añadir las capacidades Power Virtual Agents, que permite crear y gestionar chatbots en Teams de forma simplificada; Power Automate Desktop, para la automatización de procesos robóticos (RPA); y AI Builder, que utiliza IA y machine learning para que las aplicaciones y automatizaciones de PowerApps y Microsoft Flow sean más inteligentes y se adapten de forma sencilla a las necesidades de cada usuario.

“Microsoft y Kabel han sido un elemento clave en el proyecto gracias a su experiencia en el desarrollo de estas soluciones, la planificación de todo el proceso y la formación, ayudando a los trabajadores de Repsol a sacar partido a estas nuevas herramientas de un modo sencillo, con altos niveles de compromiso y motivación”, finaliza Espasa.