Reuniones de trabajo efectivas en la oficina, recomendaciones para no perder tiempo

Por muy bien amueblado y equipado que esté nuestro espacio de reuniones, la reunión como tal tiene que estar muy bien organizada. Ya hemos dicho que no hay que perder el tiempo, pero ¿eso cómo se hace?

Las reuniones son un mal necesario, pero a veces parecen menos necesarias y peores de lo que tienen que ser. Las reuniones deberían ser como la sal, una especia espolvoreada con cuidado para mejorar un plato. Demasiada sal destruye un plato. Demasiadas reuniones destruyen la moral y la motivación.

Esto se debe a que el exceso de reuniones tiende a ser agotador para los empleados y a desperdiciar el tiempo de la empresa. Una encuesta revela que un ejecutivo medio pasa 4,5 horas a la semana en reuniones y los trabajadores dedican incluso más tiempo -4,6 horas- sólo en la preparación de esas reuniones. Casi la mitad de los encuestados afirmaron que preferirían realizar algún tipo de actividad desagradable -incluidas las visitas al dentista o los largos desplazamientos de pesadilla- antes que asistir a una reunión de ese tipo.

Los directores generales pasan el equivalente a dos días de trabajo a la semana en reuniones. En una organización se ha visto que los asistentes pasaban 7.000 horas al año en la reunión semanal de la alta dirección y los subordinados pasaban 300.000 horas en reuniones relacionadas y su tiempo de preparación.

Entonces, ¿cómo pueden los ejecutivos dejar de perder su tiempo -y el de los demás- en reuniones?

La mayoría de las compañías realizan un exhaustivo trabajo de análisis de costes antes de embarcarse en proyectos o contratar empleados, pero rara vez evalúan el coste de una reunión. Las reuniones pueden ser una pérdida de tiempo y dinero y, en cualquier momento que se celebre una, los que están en ella deberían ser conscientes de cuánto le está costando a la empresa esa reunión y evaluar si merece la pena o no. Basta con echar un vistazo a su próxima reunión, calcular el salario de los presentes, convertirlo en horas y luego sumar lo que le cuesta a la empresa esa reunión.

En la web de ofita podemos ver recomendaciones como esta para no perder ni tiempo, ni dinero y conseguir reuniones eficaces: “La razón de ser de las salas de reunión es el encuentro presencial con externos y, también, con los trabajadores huéspedes y los nómadas cuando acuden a la oficina. Es el escenario en el que el cliente debe vivir una experiencia enriquecedora con nuestra marca. Debe impresionarle, tanto por su estética espectacular como por su dotación tecnológica, incorporada en el mobiliario, tanto para la realización de presentaciones como para la comunicación en remoto para las personas que se incorporen de forma virtual. Por ello, incluye videoconferencias en el lugar de trabajo y monitores. Se recomienda que puedan reservarse fácilmente a través, por ejemplo, de una aplicación y así se garantiza una gestión adecuada de espacios y un uso seguro de la oficina”.